Fujitsu on liittänyt Patja-palveluun tulostuksenhallinnan. Markku Helin, vastaat Patja-palveluiden kehittämisestä. Mitä hyötyä tulostuksen ulkoistamisesta on?

”Samat hyödyt kuin muussakin ulkoistamisessa. Kun yksi taho hoitaa koko homman, asiakas säästää aikaa ja vaivaa. Esimerkiksi yhdellä asiakkaallamme taloudellinen hyöty tuli siitä, että siellä pärjättiin noin puolella aiemmasta laitemäärästä. Jokainen laite sitoo pääomaa esimerkiksi tarvikelogistiikkaan ja huoltoon.”

Tulostusongelmat ovat arkipäivää monilla työpaikoilla. Miten Fujitsu tekee tulostamisesta sujuvampaa?

”Kaikki tulostuksenhallinnan piiriin tulevat laitteet liitetään valvontajärjestelmään, joka seuraa tulostimien tilaa vuorokauden ympäri. Järjestelmän tekemän tilanneraportin perusteella tilataan uusi värikasetti tai huolto ennen kuin ongelmia ehtii ilmetä. Tällaisen ennakoivan huollon ansiosta voidaan jopa ehkäistä laitteen hajoaminen.”

Entä jos tulostin hajoaa?

”Jos tulostin hajoaa, varoitettuaan tai varoittamatta, teemme vikatilanteen analyysin ja päätämme toimenpiteistä. Näemme, onko koneessa esimerkiksi paperitukos vai sellainen vika, johon tarvitaan huoltoa. Jos ongelma on pieni, käyttötuki neuvoo puhelimitse. Haastavamman ongelman hoitaa Patja-palvelun lähituki. Huolto tilataan vain todellisissa vikatapauksissa, ja muun muassa se tekee palvelusta asiakkaalle taloudellista.”

Vaarantaako harvennettu tulostinmäärä luottamuksellisuuden?

”Luottamuksellisuus on todella tärkeää. Tulostuksen optimoinnin perusperiaate on, että kaikki käyttävät työryhmätulostimia tai monitoimilaitteita. On kuitenkin henkilöitä, jotka työtehtäviensä takia eivät voi tulostaa yleisillä paikoilla oleviin tulostimiin. Ratkaisu voi olla niin sanottu turvatulostus, jossa jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen pin-koodi. Tulostin on käsitellyt tiedon etukäteen, muttei sylje papereita ulos ennen kuin koodi näppäillään.”

”Toinen ratkaisu on, että henkilö saa oman tulostimen. Ei optimointi äärettömyyksiin asti ole aina fiksua. Pitää katsoa, mikä on kulloinkin järkevää.”