Inex Partners toimittaa joka päivä vähittäiskaupoille tavaraa satojen tuhansien tilausrivien verran. Yhtiön tietojärjestelmät on kytketty tiiviisti tukemaan toimitusten onnistumista. Myös palvelutoimittajat ovat tärkeässä asemassa. Perustietotekniikan toimivuudesta vastaa Fujitsu Patja-toimintamallin mukaisesti.

Inexin ja Fujitsun yhteistyö juontuu vuoteen 1994, jolloin Fujitsu toimitti logistiikkayhtiölle ensimmäiset työasemat sekä sähköposti- ja kalenteriohjelmistot.

"Aluksi hoidimme perustietotekniikkaa osin itse, osin useiden kumppanien voimin. Kun työasemien määrä 1990-luvun mittaan kasvoi ja niiden merkitys ja tehtävät muuttuivat, tulimme siihen tulokseen, että tarvitsemme perustietotekniikkaan yhden ammattimaisen kumppanin. Työasemilla näet käytetään elintärkeitä operatiivisia sovelluksiamme", kertoo Inex Partnersin tietohallintopäällikkö Kari Kiviharju. 

Inex keskittyy hyödyntämiseen

Ensimmäinen Patja-sopimus Inexin kanssa allekirjoitettiin vuonna 2001. Siihen sisältyi työasemien, palvelimien, tulostimien ja verkon aktiivilaitteiden huolto ja käytettävyys sekä käyttäjien tuki. Patja-palvelun piiriin siirtyi lähes tuhat työasemaa 13 toimi- pisteessä. Vuonna 2002 Inexin työasemat ja ohjelmistot yhtenäistettiin, ja vuotta myöhemmin Patja-sopimusta täydennettiin käyttäjien Trim-koulutuksella. 

Keväällä 2004 palvelu laajeni sisältämään logistiikka-keskuksen trukkipäätteet, tulostimien lisäpalvelut ja oheislaitteiden, kuten kameroiden, skannerien ja viivakoodinlukijoiden, asennuksen ja tuen. 



Emoyhtiö Inex Partnersin lisäksi Patja-palveluun kuuluu tytäryhtiö Meira Nova Oy, joka toimittaa tavaraa hotelli-, ravintola- ja catering-asiakkaille.

Inexin tietohallinnon toimintamallissa kumppaneilla on tärkeä rooli, sillä kaikki tekninen toteuttaminen on ulkoistettu niille. 

"Kukin palvelutoimittaja keskittyy omalle osaamisalueelleen: Fujitsu perustietotekniikkaan, sovellus-, runkoverkko- ja muut toimittajat omilleen. Me taas olemme tietotekniikan hyödyntämisen ammattilaisia", Kiviharju kuvailee. "Tähtäämme pitkäaikaisiin sopimuksiin, mikä on myös palvelutoimittajien etu, sillä silloin niiden kannattaa kehittää vastaavasti omia prosessejaan."

Keskeytymättömyys kunniassaan

Inexin tehtävä on hankkia tavaraa niin, että sitä on oikeat määrät oikeaan aikaan oikeilla asiakkailla. Yhtiö on viilannut liiketoimintaprosessit huippuunsa taatakseen häiriöttömät toimitukset. Kiviharjun mukaan tietojärjestelmät on rakennettu tukemaan prosesseja saumattomasti: kaiken on pyörittävä kaiken aikaa. 

"Tietotekniikka on meille vähintäänkin yhtä liiketoiminta-kriittistä kuin esimerkiksi pankeille. Jos toimitusjärjestelmä on pois päältä vaikkapa yli kaksi tuntia, se näkyy häiriöinä asiakkaillemme ja todennäköisesti myös aukkoina kauppojen hyllyissä ostoksia tekevälle kuluttajalle", hän konkretisoi.

Käyttäjien tarpeet sanelevat

Tietoteknistä osaamistaan Inex kehittää Fujitsun Trim-mallin mukaisesti. Kiviharju on tyytyväinen Patja-palvelun koulutusnäkökulmaan: työvälineet on yhtenäistetty, käyttäjien osaaminen on kohentunut kohdennetun koulutuksen ansiosta ja osaamista mitataan säännöllisesti.

Kevään 2004 Patja-sopimus korosti etenkin laatua ja sen mittaamista. Kiviharjun mukaan mittarit on johdettu suoraan liiketoiminnasta. Lisäksi käyttäjät ja heidän tarpeensa on luokiteltu sen mukaan, mikä on niiden merkitys bisneksen kannalta. Tärkeään tilaus-toimitusprosessiin liittyvät ratkaisut on saatava kuntoon huomattavasti nopeammin kuin vaikkapa toimistosovellukset. 

"Olemme olleet tyytyväisiä Patja-palveluun ja sen laatuun. Liiketoimintamme on kuitenkin muuttunut yhä kriittisemmäksi, joten järjestelmien toimivuutta oli tarpeen varmistaa entisestään. Siksi vaatimustasoa kiristettiin uudessa sopimuksessa."

Selkeät mittarit kaikkien etu

Patja-sopimukseen on kirjattu myös tarkat bonukset ja sanktiot. Jos palvelu toimii kiitettävästi, Fujitsu saa bonusta, ja jos ei, se maksaa sanktioita. 

Bonus-sanktiomalli vaatii toimiakseen tarkat sopimukset. 

"Niiden teossa auttaa se, että tietohallintoväkemme on mukana liiketoimintaprosessien kehittämisessä. Näin meillä on koko ajan käsitys tietotekniikalle asetettavista vaatimuksista nyt ja tulevaisuudessa", Kiviharju luonnehtii.

Palvelun onnistumista käydään läpi määrävälein. 

"Selkeät mittarit motivoivat myös palvelutoimittajaa. Toki palvelujen tulee olla kustannustehokkaita; ei ylimitoitettuja, vaan juuri tarpeeseen sovitettuja. Tässä olemme päässeet Fujitsun kanssa hyvin tasapainoon."

Samassa veneessä ollaan

Uusimman Patja-sopimuksen solmimisen jälkeen Kiviharju vakuuttaa tyytyväisyyttään: mittarit ovat toimineet hyvin eikä liiketoimintahäiriöitä ole ollut, mikä on osin Patja-palvelunkin ansiota. 

Fujitsu saa Kiviharjulta kiitosta kehittävästä otteestaan. 

"Fujitsu on ollut valmis kehittämään omaa toimintaansa vaaditulla tavalla ja hyvässä yhteisymmärryksessä. Kyllä huomaa, että tämä on sen ydinosaamista. Ilahduttavaa on ollut huomata myös, miten hyvin Fujitsun tukihenkilöt ymmärtävät liiketoimintaamme."

Inex Partners Oy hankkii vähittäis- ja erikoistavarakaupalle teollisia ja tuoreita elintarvikkeita sekä käyttötarvikkeita. Yhtiön hankintavastuulla on jo yli 13 000 tuotenimikettä. Inexin omistavat tasaosuuksin SOK ja Tradeka.  www.inex.fi