Ulkoistamisessa järjen käyttö sallittua

Professori Paul Lillrankin mielestä ulkoistaminen ei ole itseisarvo, vaan ratkaisu käytännölliseen kysymykseen: mikä tässä tilanteessa on järkevää?

Paul Lillrank luo työkseen organisaatioiden toimintaan tehoa ja tuottavuutta.Teknillisen korkeakoulun tuotantotalouden osastolla työskentelevä Lillrank tuntee organisaatioiden todellisuuden liian hyvin esittääkseen valmiita ratkaisuja tai kaiken kattavia teorioita.

"Kaikki ulkoistaminen pitää aina tehdä järjen kanssa", Lillrank muistuttaa. Yksi edellytys onnistuneelle ulkoistukselle on sen käännettävyys: ei pidä toimia niin, että paluuta ei ole.

Paul Lillrank painottaa myös ostamisen osaamista.

"Tutkimuksissa on käynyt ilmi, että jopa teollisuudessa ostotoiminnassa on paljon suoranaista epäpätevyyttä. Sama koskee julkista sektoria vieläkin enemmän."

"Ulkoistamisessa ei ole olemassa mitään maagista formulaa, yhtä vähän kun yhtiöiden tai muiden organisaatioiden rakenteessakaan. Ulkoistaminen on käytännöllinen kysymys", Lillrank sanoo.

Mitä on liiketoiminnan ytimessä?

Käytäntö on usein ainoa kriteeri muuttuvien bisnesoppien maailmassa. Kuinka muuten olisi mahdollista, että ydintoimintaan keskittymisen mantran maailmassa arvostetuin yhtiö on General Electric, monialayhtymä, joka tekee melkein mitä vain jääkaapeista kansainvälisiin kuljetuksiin?

Ydinliiketoiminta on yksi organisaatiopohdinnan ulottuvuuksista, toinen kiinteät tai löyhät kumppanuudet toisten toimijoiden kanssa.

"Käytännössä on usein kysymys siitä, mikä on sitä ydinliiketoimintaa. Sen selvittämisen ajatuskulku pitää käydä erikseen jokaisessa organisaatiossa", Lillrank sanoo.

Esimerkikseen hän ottaa lentoyhtiön. Mikä oikein on lentoyhtiön ydinliiketoimintaa? Mitä pitää tehdä itse ja mikä voidaan ja mikä kannattaa ostaa muualta?

Lillrank muistuttaa, että melkein kaikki matkustajalle näkyvä voi olla joko ostettu palvelu tai maksua vastaan lainassa. Lentoyhtiöt toki omistavat koneitaan, mutta yhtä hyvin ne voivat olla liisattuja. Kysymys on rahoituksesta ja käytännöstä.

Matkustamopalveluista voi huolehtia palveluyhtiön henkilökunta, ruoka ja juoma tulevat catering-firmasta. Lentäminen voidaan ostaa alan erikoistuneelta yritykseltä, vuokrata ammattilaisia lentämään lentokoneita.

"Lentoyhtiön ydinliiketoimintaa on loppujen lopuksi paikanvaraus ja lipunkirjoitus. Brändi ja jakelu. Jos niistä luopuu, koko prosessi hajoaa", Lillrank sanoo.

Laadusta sopimisen vaikeus

"Yhtenä ulkoistamisen haasteena on aina laadun määritteleminen. Sopimuksissa voidaan toki hyvinkin tarkasti yksilöidä, mitä esimerkiksi siivoukseen kuuluu, mutta jo siivous on tapahtumana niin monitahoinen, ettei sen laatua voi jäännöksettömästi täsmentää", Lillrank sanoo.

Tästä on helposti pääteltävissä jatko: jos näennäisen yksinkertaisen toiminnon laadusta on jo vaikea sopia, miten on hiukan monimutkaisemman ratkaisun kanssa? Miten tietotekniikan ulkoistamisessa määritellään laatu?

Tarvitaan muutakin kuin sopimuksia, määritelmiä, pykäliä: tahtoa ja mahdollisuuksia tehdä oikein ja hyvin.

Menestyvä organisaatio voi keskittyä ydinliiketoimintaansa Nokian tavoin tai muodostaa monitoimialaisen konsernin General Electricin tapaan.

 “Divisioonan kannattaa kuulua konserniin, jos siitä on hyötyä", Lillrank sanoo. Hyvän organisaation voi kuitenkin rakentaa monella tavalla. Organisaatiot voidaan rakentaa niinkin, että hyvä toiminta on lähes mahdotonta.