Iltalehden Ilona-intra on ROCK

Moderni ja ajan hermolla elävä Iltalehti halusi intranetin, joka ilmentää sen dynaamista ympäristöä. Sisältöön ja ulkoasuun haluttiin menoa, meininkiä ja rock'n'rollia.

Fujitsu toteutti Iltalehdelle konsultointiprojektin, jossa määriteltiin intranet-palvelun sisältö sekä sisällön ja käyttöönoton tuotantoprosessit. Vuoden alussa alkaneen määrittelyprojektin työpajoja oli kaikkiaan viisi.

Vaikka lehtitalo hallitsee viestintäasiat unissaankin, hankkeiden hoitaminen kurinalaisen prosessin mukaan ei ollut heille samanlaista pässinlihaa.

"Kuulostaa kieltämättä oudolta, että lehtitalo ostaa it-yrityksestä viestintäkonsultointia. Oikeastaan tarvitsimmekin projektinhallinnan osaamista ja mallia systemaattiseen toimintatapaan", Iltalehden kehitysjohtaja Katri Valtari kertoo.

Iltalehden Ilona-intranetin käyttöönotto toteutettiin näyttävästi polttorituaalina. Henkilöstöbileissä jokainen toi paperisen Tori-henkilöstölehden mukanaan ja se poltettiin takkatulessa. "Savu kuvasti siirtymistä sähköiseen aikakauteen", kertovat Iltalehden kehitysjohtaja Katri Valtari (oikealla) ja Ilonan päätoimittaja Heta Hyttinen.

Vaikka Iltalehdessa on vain 150 ihmistä, eri osastot ovat tähän asti toimineet hyvin itsenäisesti. Uutisia ja juttuja tekevä toimitusväki ei ole kovin paljon tekemisissä markkinoinnin ja myynnin kanssa.

"Yhteistyön voima on ollut vielä löytämättä. Intranet-ratkaisulla haetaankin tiedonjakelun tehostumisen lisäksi uutta avoimuutta ja yhteisöllisyyttä", Katri Valtari kuvailee.

Tekemisen fiilis esille

Tavoitteena oli tehdä intrasta Iltalehden näköinen ja tavanomaisesta poikkeava. Alma Media -konsernilla on Akkuna-intranet, mutta iltalehtiläiset halusivat oman, josta kaiken lisäksi halutaan tehdä koko konsernin paras.

"Halusimme, että intranet ilmentää Iltalehden tekemisen fiilistä. Ilona on meille työn tekemisen väline ja tuki", Katri Valtari selvittää.

"Työpajat olivat varsin vauhdikkaita. Osallistujat olivat erittäin luovia ja kovia puhumaan. Ei todellakaan tarvinnut nyhtää mielipiteitä. Käytimme muiden muassa dialogimenetelmää, jossa vuoropuhelun keinoin analysoidaan ongelmia ja etsitään niihin ratkaisut", kuvailee projektipäällikkö Soile Kuuva Fujitsusta.

Juttujen teko ei ole ongelma

150 lehti-ihmisen yhteisö on sisällöntuottajana poikkeuksellinen, sillä juttujen kirjoittaminen ei ole ongelma. Eri osastot vastaavatkin sisällöntuotannostaan itse. Jutuntekijöiden ydintiimissä on yhdeksän Ilona-toimittajaa eri osastoilta.

Päätoimisesti intrajuttuja tekee free lancer -toimittaja, rockmimmi Heta Hyttinen, jolla on vauhdikas tv-toimittajan tausta ja hyvät kontaktit julkkispiirien sisärenkaaseen.

Jutut tehdään rennolla otteella. Intran sisällön rungon muodostavat osastojen omat osiot ja Iltalehden esittely. Paniikkipiste tarjoaa tietoteknistä opastusta ja kaffehuoneessa pyörivät keskustelut. Vireässä talossa toimii lukuisia harrastuskerhoja ja bändejä, joilla on intrassa omat pulinanurkkauksensa. Rock-intra sisältää kuitenkin myös tavanomaiset "pakkopullapalvelut" kuten lomakkeet, hallinto- ja talousraportit sekä ohjeistot.

"Iltalehden omat, itse mietityt, arvot ovat keskeisesti esillä, ja ne ovat myös sisäisen viestintämme ohjenuora. Kun arvot ja toimintatavat on itse tuotettu ja sisäistetty, ne koetaan omiksi ja niitä on mielekästä noudattaa. Tekemisen kulttuurissa meillä on kuitenkin vielä oppimisen paikka. On eri asia kirjoittaa lehden lukijoille kuin omalle väelle", Katri Valtari tuumii.

Intranet on avoin koko Alma-konsernille. Ainoastaan myynnin asiakirjat ja muut strategiset asiat on piilotettu ulkopuolisilta.

"Niin, ja tietysti Iltalehden tärkeä pääoma - julkkisten suorat puhelinnumerot - ovat salaisia, niitä ei laiteta edes intraan," Katri naurahtaa.