Verkkotyöpöytä ja sähköinen asiakirjanhallinta pelastivat Laurean tietokaaoksesta
 "Näinhän nämä asiat olisi aina pitänyt hoitaa", huudahtaa hallintojohtaja Riitta-Liisa Reiterä Laurea-ammattikorkeakoulusta.
Oppilaitoksen käytössä on asiakirjanhallintajärjestelmä ASKI, joka perustuu Microsoftin SharePoint Portal Server -teknologiaan. Järjestelmä on osa Fujitsun kokonaisvaltaista Patja-palvelua, joka kattaa Laurean 1 400 työasemaa.
Laurean asiakirjanhallintaprojektilla oli hyvin käytännönläheiset tavoitteet. Tiedon piti ennen kaikkea tukea koulun ydinprosesseja, opetusta, aluekehitystä sekä tutkimus- ja kehittämistoimintaa. Lisäksi tiedon löytäminen ja jakaminen katsottiin tärkeämmäksi kuin pelkkä säilyttäminen.
Kaaoksesta tiedon löytymiseen ja jakamiseen
Laureassa oli mietitty tiedonhallinnan petraamista jo vuosien ajan. Monenlaista asiakirjaa oli säilötty levynkulmille, eikä versionhallintaa juurikaan ollut.
"Tilanne oli aika kaoottinen; tiedon löytäminen oli vaikeaa ja vei aikaa", Reiterä muistelee.
"Kun olimme miettineet mitä haluamme, määrittelimme mitä järjestelmältä vaadimme. Tarjouskilpailun jälkeen valitsimme järjestelmäksi Microsoftin SharePoint Portal Server -teknologian. Pitkä ja toimiva kumppanuutemme Fujitsun kanssa vakuutti meidät valitsemaan sen järjestelmän toteuttajaksi. Saamme koko paketin Patja-palveluun kytkettynä, jolloin mukana tulevat luotettavat tukipalvelut ja järjestelmän jatkuva kehittäminen."
Motivointi ja koulutus tärkeitä
ASKI-järjestelmä otettiin käyttöön kesällä 2003.
Alkuvaiheessa järjestelmää on käytetty lähinnä olemassa olevien, yhteiseen käyttöön tarkoitettujen asiakirjojen siirtämiseen ASKIin. Järjestelmä mahdollistaa tiedon julkaisemisen joko internetissä, intranetissä tai ASKIssa.
"Jatkossa kannattaakin miettiä, missä kukin asiakirja on järkevää julkaista."
Henkilöstön koulutuksella ja motivoinnilla on ratkaiseva merkitys sisäänajovaiheessa. Uusi järjestelmä vaatii toimintatapojen ja käytäntöjen muutosta, mikä voi ensin tuntua hankalalta. Versioinnin lisäksi kaikki asiakirjat luokitellaan ja
profiloidaan. Se vie sillä hetkellä hieman enemmän aikaa, mutta toisaalta säästää sitä jatkossa. Asiakirjat löytyvät helposti, ja käytössä on varmasti tuorein versio.
"Vuorovaikutteinen intranet on seuraava askel Laurean verkkotyöpöydän kehityksessä. Tiedon luokitus tehdään jatkossa prosesseihin perustuvalla menetelmällä. Verkkotyöpöytään integroidaan tulevaisuudessa myös operatiiviset sovellukset", Riitta-Liisa Reiterä kertoo.
| Verkkotyöpöytä osana Patjan sovelluspalvelua
Fujitsun verkkotyöpöytä kokoaa tietotyöläisen päivittäisessä työssään tarvitsemat välineet personoidusti yhtenäiseen käyttöliittymään. Se tarjoaa reaaliaikaisen pääsyn tietoihin ja asiakirjoihin ajasta ja paikasta riippumatta, tukien yrityksen tai yhteisön yhteisiä toimintatapoja.
"Kyseessä on uusi tiedonhallinnan palvelu. Henkilösidonnaisesta tiedon käsittelystä kuljetaan kohti tiedon
sujuvaa etenemistä ja jakamista ", toteaa kehityspäällikkö Paavo Honkanen Fujitsusta.
"Fujitsun verkkotyöpöytä voidaan ottaa nopeasti ja portaittain käyttöön Patja-palveluun kytkettynä. Tällöin Patja kattaa myös verkkotyöpöydän palvelut kuten kattavat tukipalvelut."
» Verkkotyöpöytä
(fi.fujitsu.com)
» Patja-toimintamalli
(fi.fujitsu.com) |
Juttu on tehty Laurean hallintojohtaja Riitta-Liisa Reiterä
puheenvuoron pohjalta Solution Symposiumissa Helsingissä
syyskuussa 2003.
|
