YIT Kiinteistötekniikan verkkotoimisto tuo projektitiedot koko tiimin ulottuville

YIT Kiinteistötekniikan toiminta pyörii täysin erilaisten projektien ympärillä. Yritys on valjastanut projektien hallinnan apuvälineeksi Fujitsun toimittama ekstranet-ratkaisun. Se on asiakirjojen, kontaktien, ohjelmistojen ja tietokantojen muodostama vuorovaikutteinen verkkotoimisto, jonka avulla tiimi hallitsee projektia suunnittelusta luovutukseen asti.

Verkkotoimisto helpottaa ennen kaikkea projektipäällikön työtä, sillä se vapauttaa hänen työaikaansa rutiinikyselyjen ristitulesta tärkeämpiin töihin. YIT:n oman projektiryhmän lisäksi ekstranetin käyttäjiä ovat asiakkaat ja kumppanit. Ratkaisu tukee yhteistä toimintatapaa hankkeiden hallinnassa tarjoamalla yhteisen näkymän kaikkien meneillään olevien ja jo päättyneiden projektien tietoihin.

eProManiksi*) nimetyllä ekstranetillä on kaikkiaan noin 800 käyttäjää.

"Verkkotoimistosta on tullut yrityksemme keskeinen toimintaympäristö. Esimerkiksi sähköpostin määrää on saatu sen avulla vähennettyä dramaattisesti. Ihmisten ei tarvitse lähettää postia tai tehdä tarkistussoittoja, kun projektin ajantasainen tilanne on koko ajan verkossa katsottavissa", projektipäällikkö Ville Ojanen YIT Kiinteistöhallinnasta toteaa.

Verkkotoimisto on hyödyllinen myös projektien jälkeen, sillä se toimii vuorovaikutteisena kiinteistön huoltokirjana täyttäen samalla lakisääteisen huoltokirjavaatimuksen.

Järjestelmän käyttäjiltä tullut palaute on loistavaa, esimerkiksi: "helppo käyttää ja oppia", "ei liikaa toimintoja, vain tarpeelliset", "kaikki tarvittava yhdessä paikassa", "uusin dokumentaatio aina käytössä" ja jopa "vihdoinkin jotain käyttökelpoista".

Eroon turhanpäiväisestä sähläyksestä

YIT Kiinteistötekniikan kolme pääprosessia ovat markkinointi ja myynti, projektin johtaminen sekä huolto. Kaikkiin niihin sisältyy lukuisia erillisiä tietojärjestelmiä. Ekstranet toimii portaalina, joka tuo pääprosessien sisäisten, erillisten tietojärjestelmien sisältämät tiedot samaan näkymään.

"Jos vaikkapa asiakkaamme haluaa tarkistaa missä vaiheessa hankkeen aikataulu etenee, miten lisätyöt hoituvat ja milloin tarkastuksia tehdään, hän voi tehdä sen ekstranetin kautta. Myös arkkitehti voi esitellä kuvat ja suunnitelmat sitä kautta ilman postituksia ja kopiointeja. Ja esimerkiksi sähkönjakeluprojektissa järjestelmä etsii oikeat lomakkeet tuhannen dokumentin massasta ja esitäyttää ne niin valmiiksi kuin mahdollista", Ville Ojanen listaa järjestelmän etuja.

Ekstranet on nostanut selvästi YIT Kiinteistötekniikan toiminnan laatua.

"Turhanpäiväiseen sähläykseen kuluva aika on vähentynyt, ja olemme saaneet käyttöömme aina vaan parempia ja parempia asiakirjoja ja toimintamalleja. Olemmekin laskeneet, että järjestelmä on maksanut itsensä takaisin jo puolessatoista vuodessa."

Projektipäällikön taakka kevyemmäksi

Projektien tuottaman tiedon niputtaminen yhden kattojärjestelmän sisään alkoi kymmenkunta vuotta sitten.

Lähtökohtana oli yrityksen 200 projektipäällikön työn helpottaminen ja heidän ajankäyttönsä ohjaaminen tehokkaaseen työhön.

"Kun projekteja ja niiden hallinnointia oli riittämiin, ei enää kaivattu lisähommia. Hoksasimme, että on olemassa työkaluja, joilla tietoa pystyy jakamaan keskitetysti ja pitämään yllä hajautetusti", Ville Ojanen selvittää.

Järjestelmän pohjaksi luotiin kesällä 2000 projektitoimitusprosessi. Siihen kuvattiin prosessia tukeva it-ratkaisu, johon kiinnitettiin tarvittavat dokumentit.

Tavoitteena oli alusta pitäen kytkeä mukaan myös kumppanit, eli tehdä ekstranet-ratkaisu. Tuotantoon asti järjestelmä pääsi vuonna 2002, jolloin YIT Kiinteistötekniikka oli vielä osa ABB-konsernia. Sittemmin järjestelmä seurasi mukana, kun YIT osti yrityksen vuonna 2003.

Projekti on toteutettu kiinteässä yhteistyössä asiakkaan ja Fujitsun välillä. Palvelimet on sijoitettu Fujitsun palvelinkeskukseen ja Fujitsu vastaa järjestelmän ylläpidosta, käyttäjätuesta, pääkäyttäjätoiminnoista ja koulutuksesta.

*) Fujitsu myy verkkotoimistojärjestelmää nimellä Projektia.
Lisätietoja: Pekka Aalto, puh. 045 7880 5477

» Projectia-esite fi.fujitsu.com -sivuilla (pdf-tiedosto)