Mittaa hyöty näkyviin

Olipa kerran yritys, joka halusi ulkoistaa tietotekniikkansa ja päästä eroon it:n piilokustannuksista.

Yritys teki sisäisen piilominuuttihinnaston sen pohjalta, miten paljon yrityksen väen aikaa tärvääntyi erilaisissa it-aiheisissa palavereissa.

Esimerkiksi toimitusjohtajalta paloi joka viikko neljä tuntia it-johtoryhmässä, jossa istui myös useampi osastopäällikkö. Jo pelkästään palkoista lasketuista tuntihinnoista pystyi helposti ynnäämään ulkoistuksen ansiosta säästettävät it-minuutit.

Tämä tarina on tosi, ja yritys on Fujitsu Invian asiakas Manpower. Henkilöstöratkaisuja yritysten puolesta hoitava Manpower laskee, että sen it-kustannuksista on säästynyt vuodessa kaikkiaan jopa 20–25 prosenttia ulkoistuksen ansiosta.

Tietotekniikkansa ulkoistavat yritykset tekevät pitkiä, vuosien mittaisia sopimuksia. Aina ulkoistajat eivät ihan tarkkaan tiedä, mihin sitoutuvat. Liian usein it-palvelutalon ja asiakkaan yhteiselämältä puuttuu suunta, koska asiakkaan yritysjohto ei ole sitä määritellyt.

Miten järkevää palvelutoimittajan olisi tuottaa asiakkaalleen palveluita, joiden tavoitteet olisi määritelty esimerkiksi näin:

> ulkoistamme tietotekniikkamme, jotta voimme lisätä myyjiemme asiakaskäyntien määrää vähintään 20 kappaletta kuukaudessa

> saamme tietotekniikan kustannukset joustamaan suhteessa liiketoiminnan suorituskykyyn

> voimme erottautua kilpailijoistamme hyödyntämällä tietotekniikkaa uudella tavalla
> saamme käyttöömme parhaat tietotekniset ratkaisut ennen kilpailijoitamme.

Ja miksikö tarvitaan suuntaa ja tavoitteita?

Siksi, että ilman niitä hyötyjä ei päästä mittaamaan.

Vieläkin puhe yritysmaailman hyödyistä pohjautuu usein vain omiin inhimillisiin kokemuksiin. Todellisuudessa mutu ei riitä hyötyjen todisteeksi, sillä hyöty on aina asiakaskohtaista ja suhteellista.

Yleensä hyötyjä ei edes yritetä hakea liiketoiminnan kehittymistä tarkastelemalla ja mittaamalla. Aina vika ei ole pelkästään tietotekniikkayhtiöiden, vaan myös yritysjohdon kannattaisi herätä hyötyajatteluun. Esimerkiksi silloin, kun ne aikovat ulkoistaa tietotekniikkansa vuosikausiksi.

Heikki Länsisyrjä
Johtaja, Fujitsu Invia