"Laitteen käyttö on tehokkaampaa. Yksi tällainen iso kunnollinen monitoimilaite korvaa monta pientä ja ylläpitokulut jäävät pienemmiksi", Timo Rämä summaa ulkoistuksen etuja.

Timo Rämä tulostaa päivittäin useampia liuskoja. Jokaisen tulostuksen jälkeen hän nousee työpöytänsä äärestä ja kävelee työhuoneen oven ulkopuolelle sijoitetulle tulostimelle.

"Tulostaminen on vähentynyt. Sitä on tullut tulostettua paperia ihan turhaankin. Olen myös oppinut tallentamaan sähköpostiviestejä tietokoneen kansioihin entistä enemmän."

Turha tulostaminen vähenisi Timo Rämän mielestä entisestään, jos sähköpostien kapasiteetti saataisiin suuremmaksi.

"Vaikka luot sähköpostiisi kansioita ja tallennat säilytettäviä asiakirjoja niihin, tulostat tallentamasi kuitenkin varmuuden vuoksi, koska sähköposti alkaa pian herjata tilan loppumisesta, jonka jälkeen sitä tyhjennetään. Siksi varmistat tiedon säilymisen tulostamalla ja mapittamalla."

Älykäs monitoimikone takaa tietoturvan

Uusi tulostin on älykäs monitoimilaite. Sillä pystyy lähettämään esimerkiksi paperiasiakirjan sähköpostiin ja tallentamaan sen sitten sähköisessä muodossa. Laite myös kopioi ja hoitaa faksiliikenteen.

"Lähetämme fakseja todella vähän, mutta meille tulee paljon fakseja, jotka liittyvät varastosiirtoihin ja muihin sisäisiin toimintoihin."

Timo Rämä työskentelee esimiesten tilassa, jossa tulostetaan paljon tietosuojaa vaativia asiakirjoja. Tietoturvaa takaavat tulostajan henkilökohtaiset tunnusluvut, joilla tulostus vasta käynnistyy.

Tunnusluvun kautta tulostaminen koetaan Timo Rämän mukaan kuitenkin vielä hieman hankalaksi. Tulostaja joutuu ensin laittamaan tiedoston suojattuun tulostukseen, kävelemään laitteelle, näppäilemään tunnusluvun ja odottamaan tulostetta. Mutta henkilöihin liittyvien tiedostojen tietoturva on kuitenkin hänen mielestään ensisijaista.

Kriittiset pisteet ja priorisointi

Haasteena tulostuksen ulkoistuksessa ovat olleet todelliset tulostustarpeet ja niiden mukainen laitteiden sijoittelu.

"Tällaisissa projekteissa on aina kriittisiä pisteitä. Meillä sellainen on esimerkiksi kuljetuksiin liittyvä tulostus , jossa tulostetaan asiakkaille meneviä toimitusten toimitusluetteloita noin 10 000 arkkia vuorokaudessa."

Kriittisiin pisteisiin on myös aina määritettävä varatulostimet riittävän lähelle. Jos varatulostin ei ole kriittisen pisteen välittömässä läheisyydessä , on tulosteen hakemismatka jatkuvassa toiminnassa uhjuhliian pitkä.

Fujitsun ja Inex Partnersin sopimuksessa on määritelty tulostimien korjauksen kiireellisyysaste. Timo Rämä odottaa korjauksille reaaliaikaista seurantaa,

"Jos monitoimilaite hajoaa, pitää olla seuranta siitä, kuinka kauan huolto todellisuudessa kestää tilaushetkestä siihen pisteeseen, että laite on jälleen kunnossa. Esimerkiksi juuri kuljetuksen tulostimien huollon tulee olla todella nopeaa. Alkukankeuksien jälkeen toiminta onkin muotoutunut joustavaksi", hän toteaa.