Helvar käynnisti toiminnanohjauksen uusimisprojektin vuonna 2006. Seuraavan vuoden alussa valittiin ratkaisuksi SAP ja sen toimittajaksi Fujitsu. Moni seikka puhui SAPin puolesta: ”SAP on ollut markkinoilla pitkään ja on uskoaksemme vastakin, joten teknologia- tai osaajariskiä ei ole”, projektipäällikkö ja yrityksen nykyinen kehityspäällikkö Susanne Lehtinen arvioi.

Helvar haki eri toimintoihin soveltuvaa yhtenäistä järjestelmää. Sen piiriin kuuluvat myynnin ja tilaustenkäsittelyn lisäksi tuotannonohjaus, osto ja alihankinta, varasto, huoltopalvelut sekä talous ja raportointi.

”Palveluna ostaminen on tämän kokoiselle yritykselle ainoa järkevä tapa taata tietotekniikan toimivuus”, Helvarin talousjohtaja Markku Laine sanoo

”Keskitetyllä järjestelmällä saavutamme yhtenäiset ja tehokkaat toimintatavat”, talousjohtaja Markku Laine sanoo. ”Lisäksi laajasti integroidun järjestelmän ansiosta toiminta on läpinäkyvää ja raportointi monipuolista.”

Palvelut Suomesta

Fujitsu tuottaa Helvarille SAP-alustaratkaisut sekä niiden käyttöpalvelut ja tuen. Laine kommentoikin, että Helvar hankkii SAP-ratkaisun palvelut täydessä laajuudessa.

”Meillä on henkilöitä, jotka osaavat hyödyntää järjestelmää hyvin ja antaa tukea loppukäyttäjille. Sovellusosaamista meiltä siis löytyy. Teknisen osaamisen ostamme Fujitsusta. Periaatteemme on, että kaikki muutokset toteutetaan Fujitsun kautta. Suurimmat niistä tehdään projekteina”, Lehtinen kertoo.

Liki 90 vuotta sitten Helsingin ja Varsovan väliseen öljykauppaan perustettu Helvar on tänäkin päivänä erittäin kansainvälinen yritys. 95 prosenttia liikevaihdosta tulee Suomen rajojen ulkopuolelta, pääosin muualta Euroopasta. Noin joka viidennessä Euroopassa asennetussa loistelamppuvalaisimessa on Helvarin kuristin.

SAP-ratkaisu on käytössä Suomen lisäksi kaikissa Helvar-maissa eli Ruotsissa, Saksassa, Englannissa, Italiassa, Unkarissa, Ranskassa ja Venäjällä. Palvelimet ja SAP tuki on keskitetty Suomeen.

Osaaminen nyt taattu

Helvarille oli alun pitäen selvää, että SAP-ratkaisun tuki hankitaan palveluna.
”Meillä ei ole ollut viiteen vuoteen yhtään päätoimista it-ammattilaista. Pyrimme keskittymään omaan ydinosaamiseemme ja käyttämään kumppaneita muilla osa-alueilla”, Laine tiivistää.

”Pienelle yritykselle on kallista pitää yllä omaa laajaa teknistä it-osaamista”, Laine sanoo ja Lehtinen jatkaa: ”Yksi henkilö ei voi hallita tarvittavan monipuolista kirjoa, varsinkin kun tekniikat kehittyvät jatkuvasti.”

Ei harmaita alueita

Perustietotekniikassa Fujitsu on ollut Helvarin kumppani pitkään. Karkkilassa pääkonttoriaan pitävä yritys on Fujitsun ensimmäinen Patja-asiakas jo yli kymmenen vuoden takaa. Helvar on tarkoituksella minimoinut it-kumppanien määrää.

”Fujitsun ja Helvarin pitkän yhteisen historian ansiosta ihmiset tuntevat toisensa. Tuki ja muutkaan asiat eivät jää kasvottomiksi”, Laine sanoo.

”Olipa ongelma sitten työasemassa, verkossa tai SAPissa, Fujitsu vastaa niistä joka tapauksessa. Ei tarvitse käydä rajanvetoa siitä, mille toimittajalle mikin asia kuuluu. Tämä on asiakkaan kannalta suuri asia”, Lehtinen täydentää.