”Vaikka Fujitsu on suuri organisaatio, tavoitamme yhteyshenkilömme tarvittaessa, ja he reagoivat nopeasti yllättäviinkin tilanteisiimme ja tarpeisiimme”, The Body Shopin Retail Manager Heidi Ruippo toteaa.

Fujitsu sai kassajärjestelmän ja muun tietotekniikan hoitoonsa vuonna 2003. Siihen asti jokainen liike oli faksannut myyntitietonsa pääkonttoriin. Myymälöiden ketjuohjaus ja myyntitieto tuotetasolla olivat vain unelmia.

”Halusimme keskittyä omaan liiketoimintaamme ja antaa tietotekniikan hoidon mieluiten yhdelle luotettavalle yhteistyökumppanille, jolloin tietotekniikan ja kassajärjestelmän hoito on mahdollisimman vaivatonta.”

Palvelusopimus sai jatkoa keväällä 2007. Uusitun sopimuksen mukaan Fujitsu vastaa jatkossakin kosmetiikkaketjun Suomen-myymälöiden GlobalSTORE-kassaohjelmistosta ja StoreCENTER-taustajärjestelmästä sekä tietoliikenteestä ja jatkuvaan käyttöön liittyvistä palveluista.

Kansainvälisillä The Body Shopilla ja Fujitsulla on myös globaalia yhteistyötä. Muualla maailmassa yhteistyö koskee lähinnä laitteita ja järjestelmiä, Suomessa kumppanuus on laajempaa.

Ketjuohjauksesta kilpailuetu

Kosmetiikkaketjun tavoitteena oli myös vahvistaa ketjuohjausta ja luoda siitä selkeä kilpailuetu. Syksyllä 2004, kun Heidi Ruippo aloitti talossa, myymäläjärjestelmän perusta ja pohja olivat jo kunnossa, mutta prosessit olivat vielä hioutumassa.

”Vuoden 2005 aikana käytiin läpi kehityskohdat, ja vuosi 2006 oli jo erittäin hyvä”, hän kertoo.

Myymäläkohtaiset ja ketjutason tiedot ylläpidetään keskitetysti StoreCENTER -taustajärjestelmässä. Se on myös solmupiste myymälöiden ja eri taustajärjestelmien välisessä viestinnässä.

”Reaaliaikaisen myyntidatan saaminen liikkeittäin ja tuotteittain on erittäin tärkeää kaikilla liiketoiminnan osa-alueilla tuotteiden tilausmäärien arvioinnista alkaen. Taustajärjestelmä helpottaa myös myyntibudjettien ja -ennusteiden tekoa ja on apuna kampanjatavoitteiden asettamisessa, tulosten seurannassa sekä johtopäätösten vetämisessä. Nykyisin ketjuohjausta olisi mahdotonta tehdä ilman myymälöidemme taustajärjestelmää”, Heidi Ruippo toteaa.

Kassat toiminnankriittinen piste

Myymäläketju tarvitsee luotettavan kassajärjestelmän. Koska suurin osa The Body Shopin myymälöistä on yhden kassan liikkeitä, kassapäätteen toimintavarmuus on kriittinen piste.

Palvelutoimittaja ja asiakas ovat yhdessä määritelleet ongelmien kriittisyystason ja sen mukaisen avun vasteajan. Jos kyse on ohjelmisto-ongelmasta, apu onnistuu usein etäpalveluna. Jos laitteistossa ilmenee ongelmia, apu tulee paikan päälle.

”Jokaisessa projektissa on omat haasteensa, mutta nykyisin ongelmatilanteissa asioiden hoito on erinomaisella tasolla. Olemme todella tyytyväisiä.”

The Body Shopilla on Suomessa 32 liikettä, joista vain lippulaivaliikkeessä Forumissa on kaksi kassaa jatkuvassa käytössä. Huippuhetkinä, kuten jouluna, kassapainetta ja asiakasvirtaa tasataan lisäkassapäättein.

Rajoitetut laatikot sähköpostille

Fujitsu hallinnoi myös myymäläketjun sähköpostiliikennettä. Koska osa tiedonkulusta liikkeiden välillä hoituu sähköpostitse, datamäärä posteissa kasvaa kohisten.

”Meidän ratkaisumme on sähköpostilaatikoiden koon rajoittaminen. Se pakottaa puhdistamaan ja siivoamaan postit määräajoin.”

The Body Shopin myyntitieto taas arkistoituu taustajärjestelmään. ”Me emme enää tarvitse tulosteita, mikä on erinomaista. Sopimus Fujitsun kanssa takaa, että taustajärjestelmässämme riittää tilaa arkistoitavalle datalle tulevaisuudessakin.”