MacGREGOR on käyttänyt SAP-järjestelmää vuodesta 1996. ”Kun tietotekninen tekeminen keskittyi SAPin ympärille, henkilöstön kokonaisosaaminen ei päässyt kehittymään tekniikan etenemisen tahdissa. Toisaalta liiketoiminnan muuttuessa tuli uusia osaamistarpeita, joihin oli vaikea vastata talon omalla osaamisella”, silloinen MacGREGORin, nykyinen Cargotec-konsernin tietohallintojohtaja Soili Mäkinen kertaa parin kolmen vuoden takaista tilannetta.

Nopeilla päätöksillä päädyttiin tietohallinnon ulkoistamiseen.

Fujitsun vahvuus oli selkeä ja tuotteistettu Sohva-konsepti. Työpajat olivat sujuva menetelmä kartoittaa asioita esimerkiksi henkilöstön, osaamisen kehittymisen ja kustannusten kannalta. Niissä luotiin vaihtoehtoisia etenemismalleja.”

Henkilöstö otti loppukesällä 2005 ulkoistusuutisen pääsääntöisesti myönteisesti vastaan. Yhdeksän it-asiantuntijaa siirtyi Fujitsun palvelukseen. Heidän kannaltaan Fujitsulla oli tarjota huomattavasti enemmän mahdollisuuksia laajentaa osaamista.

SAP on MacGREGORilla laajassa käytössä niin projektinhallinnassa, ostossa, myynnissä, logistiikassa kuin taloushallinnossakin: lähes 90 prosenttia yrityksen liikevaihdosta hoidetaan Mäkisen mukaan SAP-järjestelmällä. Siksi MacGREGORin Sohva-palvelu rakentuu SAPin ympärille.

Jatkuvaa parantamista

MacGREGORin Sohva-palvelu sisältää sovellustuen, kehittämisen ja käyttäjätuen. Koska yritys muuttuu ja kasvaa koko ajan, myös SAP-järjestelmä laajenee, ja uusia toiminnallisuuksia otetaan käyttöön. Yrityksen henkilömäärä on viimeisen vuoden aikana lähes kaksinkertaistunut.

”Meillä on vakioitu malli uusien toimipisteiden tietojärjestelmien integrointiin. Ostetut yritykset ovat lähes kaikki muualla kuin Suomessa, mikä merkitsee Sohva-palvelullekin jatkossa kovia haasteita”, Mäkinen huomauttaa.

”Tärkein tavoitteemme Sohva-palvelulle oli joustavuus: saada lisää resursseja sitä mukaa kuin niitä tarvitaan. Jatkuvissa muutoksissa emme ole pystyneet varaamaan resursseja ennakolta, kuten tarkoitus oli. Fujitsun kunniaksi on sanottava, että siellä on pystytty joustamaan tarpeidemme mukaan. Olemme tehneet paljon enemmän uusia asioita kuin mihin vanhalla väellämme olisimme pystyneet.”

”Lisäksi tavoitteemme oli saada määrämuotoinen tapa arvioida tietojärjestelmähankkeita ja niiden aikatauluja, kannattavuutta ja resursseja. Sohva-mallilta halusimme ennen kaikkea selkeyttä tietohallinnon päätöksentekoon: mitkä asiat hankkeista on aina määriteltävä ja mitkä kriteerit niiden on täytettävä”, Mäkinen kertoo.
”Sohva-malli pakottaa meidätkin määrittelemään projektit tarkemmin, kun niitä ennen vain alettiin tehdä jostain reunasta”, huoltodivisioonan liiketoiminnan kehityksestä vastaava Ismo Matinlauri (yläkuvassa) MacGREGORista jatkaa.

Suurimmaksi haasteeksi niin asiakkaan kuin toimittajan kannalta Mäkinen ja Matinlauri mainitsevat määrämuotoisuuden ja jämäkkyyden oppimisen. Henkilöstö toimii helposti vanhaan malliin ottamatta huomioon, että työt on nyt tilattava it-toimittajalta ja palvelupyynnöt on tehtävä keskitetyn palvelunumeron kautta eikä ohi kävelevältä tutulta lähituen henkilöltä.

It-toimittajan haasteena on puolestaan oppia ymmärtämään asiakkaan toimintatapaa ja liiketoimintaa. ”Suurin yllätys oli, miten kauan yhteistyöhön sopeutuminen puolin ja toisin vei”, he sanovat. Myös mittariston luominen on aiheuttanut päänvaivaa: mitataanko oikeita asioita ja mitä mittarit ovat.

Suomen ulkopuolelle

MacGREGORin toiveissa siintää hyödyntää Sohva-palvelua jatkossa entistä enemmän ja saada siitä irti lisähyötyjä. Yhtiön kasvaessa Aasiassa tulee mietittäväksi, pitäisikö palvelutuotantoa laajentaa Suomen ulkopuolelle. Myös laajentamista Patja-palvelun suuntaan on pohdittu. ”Lisäksi haluaisimme hyödyntää enemmän esimerkiksi hankesalkkua”, Matinlauri täydentää.