Stockmann on toiminut Venäjällä kohta 20 vuotta. Moskovan viides tavaratalo avautuu alkaneena vuonna. ”Kieli- ja kulttuurieroilla on merkitystä tietohallinnonkin kannalta”, sanoo konsernin tietohallintojohtaja Päivi Hokkanen.
Stockmannin henkilöstöstä 38 prosenttia työskentelee tällä hetkellä Suomen ulkopuolella. Tavoitteiden mukaan osuus nousee 50 prosenttiin vuoteen 2011 mennessä. Tällöin yritys toimii vähintään kuudella eri kielellä.
Englanti ei riitä
”Venäjällä kielikysymykset korostuvat. Tietohallinnon dokumentit tuotetaan pääsääntöisesti englanniksi, mutta aina ei englanti riitä. Esimerkiksi käyttötuki on pitänyt saada toimimaan kunkin omalla äidinkielellä”, Päivi Hokkanen kertoo.
”Valuuttakysymykset eivät ole enää tuottaneet ongelmia järjestelmissä, mutta kyriliikka on.”
”Kokemuksemme mukaan tietojärjestelmien on tuettava myymälöissä mahdollisimman pitkälle paikallisia kieliä, vaikka samoilla järjestelmillä toimitaankin eri maissa.”
Stockmann käyttää Fujitsun kassajärjestelmiä lähes kaikissa myymälöissään.
Stockmann-konsernin tietohallinto hoitaa Suomessa konsernin yhteiset tietotekniikka-asiat. Jokaisessa liiketoimintayksikössä on oma it-osastonsa, joka vastaa kyseisen yksikön sovelluksista. Venäjällä toimiva it-osasto hoitaa muun muassa myymälöiden avaamiseen liittyvät tietotekniset tehtävät samoin kuin tukitehtäviä. Hajautetun käyttötuen päävastuu on Suomessa. Lisäksi Venäjällä ja Baltiassa toimii erikielisiä käyttötukiyksiköitä.
Haasteita osaamiselle
”Keskeisten it-prosessien, kuten hankinnan ja lisenssien hallinnan, pitää olla kunnossa, kun ulkomaille lähdetään. Tietoteknisen arkkitehtuurin merkitys korostuu: sen on oltava turvallinen ja joustava nopeasti muuttuvien tarpeiden mukaan”, Hokkanen evästää.
Tavoitteena on päästa konsernin eri puolilla yhteisiin järjestelmäratkaisuihin, sillä ne alentavat kokonaiskustannuksia ja helpottavat raportointia.
”On pohdittava, mitä voimme tehdä itse Suomesta käsin, mikä on järkevää teettää Venäjällä ja mitä ostamme toimittajilta. Haastavaa on sekin, että on kyettävä vetämään projekteja huolimatta kieli- ja kulttuurieroista.”
Myös lainsäädännön ja viranomaistoiminnan erot merkitsevät haasteita tietohallinnolle. Hokkanen mainitsee esimerkkinä työvuorojen suunnittelujärjestelmän rakentamisen: se lähtee työprosessien ja mahdollisten lainsäädännöllisten erojen tarkistamisesta.
Suomesta vai venäjältä
Erilaiset sopimuskäytännöt tuovat oman värinsä Venäjällä toimimiseen. Stockmann tekee it-puitesopimukset Suomessa, minkä lisäksi Venäjällä on paikallisia sopimuksia. ”Näin kannattaa toimia muun muassa laskutus- ja verotussyistä. Myös toimittajan toimilupien tulee olla Venäjällä kunnossa. Sähköistä laskutusta ei siellä ole vielä hyväksytty.”
”Aluksi ostimme kaikki mahdolliset palvelut Suomesta. Teemme edelleen niin silloin, kun se on järkevää, esimerkiksi konsernin laajuisen sähköpostin kohdalla.”
Venäjällä kaupat ovat auki seitsemänä päivänä viikossa. Maantieteellisen laajenemisen myötä etäisyydet ovat tuhansia kilometrejä, ja liiketoimintaa on usealla eri aikavyöhykkeellä.
”Kaikki valmisjärjestelmät eivät välttämättä hallitse eri aikavyöhykkeitä. Järjestelmäsuunnittelussa on otettava huomioon, että öisin ei enää pystytä tekemään perinteisiä eräajoja ja huoltoja, koska aikaerojen vuoksi pitkiä yöaikoja ei ole.”
Hokkasen mukaan Stockmannilla ei ole ollut vaikeuksia löytää osaavaa it-henkilöstöä Venäjällä. Kilpailu ammattitaitoisesta väestä on kuitenkin kiristynyt Moskovassa ja Pietarissa. Samalla tietotekniikka-ammattilaisten palkat ovat nousseet Moskovassa kaksinumeroisin prosenttiluvuin vuodessa.