Fazerin SAP Venäjälle

Leipomobisneksessä luotettava toiminnanohjaus on onnistumisen avain: Tuote on saatava kauppaan ajallaan, sillä eilinen leipä ei myy ja tyhjäksi jäävän hyllytilan valtaa kilpailija.

Yli 120-vuotias Fazer tunnetaan etenkin makeisistaan. Koko konsernille merkittävässä roolissa ovat myös leipomot ja ruokailupalvelut. Kansainvälistyvä Fazer onkin leipomotuotteissa markkinajohtaja esimerkiksi Venäjällä.

”Pietarin alueella markkinaosuutemme on reilusti yli 40 prosenttia. Pelkästään Pietarissa leipää syödään enemmän kuin Pohjoismaissa yhteensä”, tietohallintojohtaja Pertti Norjos kertoo.

Norjoksen mukaan Fazerin kivijalka, suomalainen makeistuotanto, on hyvin perinteistä valmistavaa teollisuutta. Tuotantolinjat pyörivät yötä päivää valmistaen seuraavan sesongin tuotteita, joten toiminnanohjauksessa avaintekijä on toimitusketjun läpinäkyvyys.

”Raaka-ainetuottajat näkevät, mitä meillä on varastossa, ja me tarkkailemme, mitä kaupalla on varastossa. Varastonhallinta ja logistiikka ovat keskeisiä, koska rahaa ei kannata varastoida vaan se on saatava kiertoon”, Norjos sanoo.

Fazerin valitsema SAP ei Norjoksen mielestä ole ainut vaihtoehto toiminnanohjausjärjestelmäksi, mutta sen etuja ovat skaalautuvuus ja reaaliaikaisuus. ”SAPissa uusin tieto päivittyy hetkessä joka ikiseen paikkaan”, Norjos sanoo.

Tuotanto perustuu ennusteisiin

Reaaliaikaisuus on erityisen tärkeää leipomoille, joita Fazerilla on kuudessa maassa kaikkiaan 21 kappaletta. Fazerin leipomoiden SAP kattaa koko toiminnanohjauksen raaka-aineiden toimituksista tuotantoon, logistiikkaan, sanomanvälitykseen ja myyntiin. Samassa keskitetyssä järjestelmässä ovat Suomen lisäksi Venäjän-toiminnot sekä tulevaisuudessa todennäköisesti myös Ruotsi ja Baltia.

Liiketoiminta on hektistä, sillä leipää ei voi tehdä varastoon. Tuotanto- ja toimitusketju pyörähtää ympäri päivittäin, ja jos päivärytmissä jokin kohta tökkii, menetykset ovat isot.

”Bisnes on samanlaista kuin iltapäivälehdillä. Emme tiedä, kuinka paljon tuotetta pitää huomiseksi valmistaa, vaan tuotanto käynnistetään ennusteiden pohjalta”, Norjos sanoo.

Hänen mukaansa kriittinen ajanjakso osuu iltapäivään puoli kolmen ja viiden välille, jolloin siihen mennessä valmistetut tuotteet liitetään varmistuneisiin tilauksiin.

Haasteena on muun muassa logistiikka. Viiden minuutin katkos SAPissa johtaa siihen, että rekat kerääntyvät pihalle ja päivä on pilalla.

”Kun taikina pyörii kulhossa, tiedetään jo rekka, johon valmis leipä aikanaan menee. Ja jos meidän leipäämme ei ole aamulla kaupan hyllyssä, jonkun muun leipää kuitenkin on.”

Venäjä, Venäjä, Venäjä

”Olemme tyytyväisiä, että saimme SAPin implementoitua Venäjälle, eikä yhtään isoa hässäkkää ole ollut. Mutta muutos on ollut valtava, ja muutoksen johtamisen ja hallinnan haasteet oli meilläkin aliarvioitu”, Pertti Norjos myöntää.

Perinteisen hierarkkisen siilo-organisaation muutos prosessiorganisaatioksi on niin iso, etteivät ongelmat ratkea pelkästään koulutuksella tai tiedotuksella. Koko ajattelutavan on muututtava. Venäjällä kehitys etenee kuitenkin harppauksin. Jos joissain asioissa ollaan edelleen vuosia jäljessä, muutaman vuoden kuluttua on jo menty länsimaiden ohi, Norjos uskoo.

Norjoksen mukaan venäläiset erityispiirteet aiheuttivat SAPissa muutoksia kolmella osa-alueella. Suurin osa koski kirjanpitoa.

”Ulkoinen laskenta ja raportointi viranomaisille on tiukempaa. Siellä jouduttiin räätälöimään Venäjän lainsäädännön vaatimia asioita. Toinen erityispiirre on se, että myös logistiikassa joudumme tuottamaan enemmän dokumentteja viranomaisia varten.”

Kolmantena erona Norjos mainitsee kaupan keskittymisen. Venäjällä on viitisenkymmentä merkittävää kauppaketjua ja lisäksi kolme tuhatta kohtuullisen kokoista asiakasta. Suomessa yli 90 prosenttia tuotannosta menee neljälle suurimmalle kauppaketjulle.

Prosessit omissa käsissä

Fazerin SAP-palvelut tuotetaan keskitetysti Suomesta. Omia palvelimia ei ole, vaan infrastruktuurissa ja ylläpidossa kumppani on Fujitsu. Kapasiteetin näkökulmasta tärkeintä on luotettavuus ja skaalautuvuus.

”Liiketoiminnassa tapahtuu koko ajan, olisi hirveää jos joutuisimme aina lähtemään rautakauppaan kun jokin muuttuu. Maksamme kapasiteetista, Fujitsu huolehtii lopusta”, tyytyväinen Norjos toteaa.

Sen sijaan käyttäjätuessa Fazerilla on vahva oma organisaatio. Norjos korostaa, että tämä on välttämätöntä.

”Prosessit eivät enää ole talon sisäisiä, vaan arvoketju on pidempi ja prosessit haastavampia ja monimutkaisempia. Olemme systemaattisesti rakentaneet osaamista talon sisälle – ei omia koodareita vaan prosessien osaajia.”

”On pakko olla ihmisiä, jotka ymmärtävät miten prosessi toimii. Sitä älyä on vaikea yrittää ostaa ulkopuolelta”, Norjos sanoo.