Tietohallintopäällikkö Boris Belskin työhuone on Stockmannin yläkerrassa Mega Mall Teply Stan -ostoskeskuksessa, joka sijaitsee Moskovan eteläosassa. Toimistotilojen ovessa lukee kyrillisin kirjaimin "Ofis".

Boris Belski tiimeineen vastaa Stockmann-konsernin it-toiminnoista Venäjällä ja Ukrainassa. Yksikön vastuulla ovat myymälöiden avaamiseen liittyvät tietotekniset tehtävät sekä erilaisia tukitehtäviä.

Venäjällä Stockmannin tavaratalojen ja Seppälän myymälöiden kassajärjestelmänä on Fujitsun GlobalSTORE niin kuin muissakin Stockmannin toimintamaissa. Käytössä on jo neljäs sukupolvi Fujitsun kassajärjestelmästä.

"Kassajärjestelmämme, kuten esimerkiksi logistiikan ja kirjanpidon tietojärjestelmätkin, on integroitu koko konsernin järjestelmiin. Emme toimi täällä irrallaan", Belski painottaa.

Kun Stockmannin tavaratalossa on tyypillisesti noin 60 kassaa, Moskovan suurimmassa yksikössä niitä on vajaa sata. Kassajärjestelmä on yksi yhtiön tärkeimmistä järjestelmistä. Sen toimintavarmuus ja tietoturva ovat liiketoiminnan kannalta kriittisiä.

Palvelu ei saa keskeytyä

Merkittävimmät kassajärjestelmältä vaadittavat erityisominaisuudet aiheutuvat erilaisista kirjanpito- ja verotuslainsäädännöistä. Venäjän kaltainen fiscal law on käytössä myös esimerkiksi Baltian maissa.

"Maassamme voidaan ottaa käyttöön vain viranomaisten hyväksymiä kassajärjestelmiä. Kun lait muuttuivat 90-luvun lopulla, Fujitsu teki kassaohjelmistoihinsa tarvittavat muutokset. Se oli vuoden mittainen operaatio. Siinä tuli testattua kassajärjestelmän mielestäni tärkein ominaisuus eli joustavuus. Järjestelmän tulee taipua tarvittaviin muutoksiin."

Belski korostaa myös järjestelmän luotettavuuden merkitystä. Kassojen pitää toimia silloinkin, kun palvelin on poissa pelistä.

"En voi kuvitellakaan tilannetta, jossa asiakaspalvelu keskeytyisi kassajärjestelmän häiriöiden takia."

Seppälän myymälät käyttävät lisäksi StoreCENTER-taustajärjestelmää, joka mahdollistaa ketjukonseptoinnin. Kaikkiin myymälöihin voidaan suunnitella samat kampanjat ja tarjoukset samaan aikaan ja hallinnoida niitä keskitetysti.

Käsikirja opastaa

Stockmannilla on uuden myymälän ja tavaratalon avaamista varten valmis konsepti, joka on koottu käsikirjaksi. Koska tietojärjestelmät toimitetaan ulkomailta, esimerkiksi tullimuodollisuuksille on varattava riittävästi aikaa.

Uusien ostoskeskusten myöhästyminen avajaisaikataulustaan on Venäjällä tavallista. Keskukset haluttaisiin luonnollisesti avata mahdollisimman nopeasti, mikä merkitsee asentajille haasteita.

Tietojärjestelmien asennuksia saattavat viivyttää vaikkapa vaikeudet sähkön saannissa.
"Kun järjestelmätyöt oli määrä aloittaa Moskovan Metropolis-ostoskeskuksessa, keskeneräisessä tavaratalossa oli saatavana vain tilapäistä sähköä. Sen varaan ei järjestelmiä voinut asentaa", Belski kertoo.

Tietoliikenneyhteyksissä puutteita

Venäjän sisälläkin infrastruktuuri ja muut olosuhteet vaihtelevat eri puolilla maata.

"Kaukana pääkaupungista voi viedä viikkoja tai jopa kuukausia uuden myymälän avaamisesta, ennen kuin tietoliikenneyhteydet keskitettyyn järjestelmäämme saadaan toimimaan. Aina täytyy olla mietittyinä plan b ja c eli vaihtoehtoisia toimintatapoja, jotta liiketoiminta saadaan turvattua. Tämä on joskus vaativaa kumppaneillemme", Belski toteaa.

Tarvittaessa tiedonsiirto on hoidettava papereita ja telekopioita käyttäen. Esimerkiksi Etelä-Venäjän Volgogradissa avatun Seppälän myymälän raportointi tehtiin ensikuukaudet naapurikaupungin myymälästä. Seppälän kaukaisin myymälä sijaitsee Siperian puolella Novosibirskissa.

Miten näistä haasteista sitten selviää?

"Pitää pysyä rauhallisena! Tiimini tärkeitä ominaisuuksia on ammattitaidon ja vastuunoton lisäksi paineensietokyky", Belski vastaa.

Maan sisäisistä kulttuurieroista Belski mainitsee vielä, että kauempana Moskovasta sähköpostin käyttö ja muut tavanomaiset sovellukset saattavat olla henkilöstölle uusi asia.

Paikallinen kumppani tarvitaan

Fujitsu toimittaa Stockmannille ja Seppälälle myös kassajärjestelmiin liittyvät tuki- ja ylläpitopalvelut. Fujitsun verkoston kautta on kaikille toimipaikoille löytynyt paikallinen yhteistyökumppani.

"Yhtenäiset toiminnot optimoivat kustannuksia ja tehostavat verkon hallintaa. Alkuvuosina palvelut toimitettiin Suomesta, mutta siinä oli omat hankaluutensa kielen ja erilaisten käytäntöjen takia."

Fujitsun kaupan alan kumppanina Venäjällä on it-palvelutoimittaja Pilot. "Luotettavat tietotekniikkapalvelut ovat meille merkittävä etu. Voimme laskea laajentumissuunnitelmamme sen varaan, että kassajärjestelmät toimivat", Belski kiittää.

Palvelutoimittaja Pilot tarjoaa käyttötuen venäjän kielellä. "Omankielinen palvelu on kokemuksemme mukaan ehdoton, jotta vian paikallistamisessa ja avun antamisessa päästään etenemään mahdollisimman nopeasti."

Pitkät aukioloajat ja maan sisäiset aikaerot edellyttävät käyttötuelta pitkiä palveluaikoja. Moskovassa tavaratalot ovat avoinna joka päivä klo 10–23. Kassajärjestelmätukea on tarjolla aina, ja liiketoimintasovellusten ja toimisto-ohjelmistojenkin tuki on avoinna aamusta iltamyöhään.