PaloDEx Groupin markkinointiviestinnästä vastaava Sami Oittinen kertoo, että tarve rakentaa uusia intranetja ekstranet-ratkaisuja syntyi yritysjärjestelyjen seurauksena.

”Irtaannuttuamme GE Healthcaresta omaksi yritykseksemme tarvitsimme tehokkaan tavan viestiä kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa – tietovaraston, josta jakaa tuotetietoa ja materiaaleja”, Oittinen sanoo.

Varsinainen järjestelmäprojekti käynnistyi kesällä 2006 eri ohjelmistojen kartoituksella. Valinta osui SharePointiin, joka oli Oittiselle jo ennestään tuttu. Päätös oli lopulta helppo, sillä ratkaisu istuu saumattomasti yrityksen Microsoft-ympäristöön. Fujitsu puolestaan oli alusta lähtien mukana, onhan PaloDExin perustietotekniikka Patja-palvelussa.

Ratkaisu päätettiin hankkia kokonaan palveluna. Sovellusten ja infran ylläpito on Fujitsun vastuulla, samoin tietoturva. Järjestelmä toimii Fujitsun palvelinkeskuksessa kuudella palvelimella, joista neljä on ekstranetiä ja kaksi intranetiä varten. Ekstranetin yhteyteen perustettiin oma Active Directory käyttäjätunnusten hallintaan.

Oittisen mukaan alkuinvestoinnissa varauduttiin jo jatkokehitykseen ja kasvaviin käyttäjämääriin. Laitehankinnat ja järjestelmän pystytys käynnistyivät keväällä 2007, ja toukokuussa intranet oli toiminnassa. Ekstranetiin ensimmäiset pilottikäyttäjät pääsivät heinäkuussa. Seuraavan kehitysversion suunnitelmat on jo aloitettu.
”Tavoitteemme oli saada varmatoiminen ja helppokäyttöinen ratkaisu. Kolmessa kuukaudessa järjestelmä oli pystyssä, ja käyttöönottokynnystä on kiitetty matalaksi”, Oittinen toteaa.

Vuorovaikutteista yhteydenpitoa

PaloDExin ekstranetistä löytyvät teknisen tuen, myynnin tuen ja kliinisen tuen osiot sekä ohjelmistolataukset ja -päivitykset. Sisältö on varsin monipuolista: Sami Oittisen mukaan tärkeimpiä alueita ovat tuote-esitteet ja ohjekirjat sekä huollon tukimateriaalit.

”Valmistamamme laitteet tuottavat röntgen-säteilyä, joten niiden käyttö ja huolto on tarkkaan säädeltyä”, Oittinen huomauttaa.

Saatavana on myös markkinointi- ja mainosmateriaalia sekä myynnin ja teknisen koulutuksen materiaalia. Verkon kautta voi lähettää kysymyksiä PaloDExin asiantuntijoille, ja eri osioissa on lisäksi keskustelualueita.

Ekstranet vaatii henkilökohtaisen tunnuksen, joita on tällä hetkellä lähes 500 käyttäjällä. Tunnusten hallinnointi on eri yksiköiden ja alueiden vastuulla, ja sitä varten on oma työkalunsa. Tunnuksissa on kolme tasoa: tekninen, myynti ja pääkäyttäjät. Lisäksi on tuotekategorioita, sillä myyntiä on kahdella tuotemerkillä.

Oittisen mukaan myös loppukäyttäjät ovat pitäneet järjestelmää nopeana omaksua ja käyttöliittymää intuitiivisena. Ominaisuuksia on osattu hyödyntää monipuolisesti.

”Yksi kätevä ominaisuus on isojen tiedostojen jakaminen. Voimme luoda kertakäyttöisen latauslinkin, jonka avulla tiedoston saa haettua palvelimelta. Tähän ei tarvita käyttäjätunnusta, joten esimerkiksi huoltomies voi ladata tietoa asiakkaan tietokoneelle”, Oittinen sanoo.
Toinen kiitelty ominaisuus ovat järjestelmän antamat hälytykset. Käyttäjä voi tilata esimerkiksi tietyn asiakirjan muutoksista automaattisen sähköpostiviestin.