Yhdistetty viestintä luo pöhinää

Yhdistetyn viestinnän sovellusten käyttöönottoa harkitsevien ja niiden eduista jo nauttivien kannattaa punnita palveluntarjoajien kykyä hallita kokonaisuutta. Näköpiirissä on uusia mahdollisuuksia liittää viestintä osaksi operatiivisia sovelluksia.

Yhdistetty viestintä (unified communications) on viime vuosien iskusana siinä missä sosiaalinen mediakin. Hypen jo hiukan hiipuessa pikaviestimet ja videoneuvottelut alkavat olla organisaatioissa arkea.

”Uudet kanavat pitää saada aidosti kaksisuuntaiseen käyttöön”, painottavat Fujitsun teknologiajohtaja Glen Koskela (vasemmalla) ja Cloud Officer Mikko Laaksonen yhdistetyn viestinnän mahdollisuuksia.

”Tarina yhdistetystä viestinnästä on suuri ja kaunis, mutta koko maailmaa syleilevän järjestelmän rakentaminen on hankalaa. Vaikka visio on iso, liikkeelle voi lähteä pienistä paloista”, sanoo Fujitsun Cloud Officer Mikko Laaksonen.

Laaksosen mukaan teleoperaattorit ja it-talot tarjoavat asiakkaille omia, usein paikallisia vahvuuksiaan. Nämä ratkaisut eivät välttämättä toimi saumattomasti yhdessä, ja integraatiomahdollisuudet ovat rajattuja. Globaalit tuotantomallit ovat vielä harvinaisuus, joten asiakkaat joutuvat hankkimaan palveluita useilta toimittajilta.

”Fujitsun erottaa kilpailijoista se, että pystymme tarjoamaan palvelut ja esimerkiksi laitelogistiikan maailmanlaajuisesti. Palvelut ovat valmiiksi tuotteistettuja ja modulaarisia, joten niitä voi valita kuten legopalikoita yksi kerrallaan ja tärkeysjärjestyksessä”, Laaksonen sanoo.

Myös palveluiden räätälöitävyys on paremmalla tasolla, kun palaset voi ostaa yhdeltä toimittajalta. Fujitsun hinnoittelumalli on niin ikään joustava.

Säästöt vasta alkusoittoa

Yhdistetyn viestinnän ensimmäisen vaiheen porkkana ovat olleet kustannussäästöt. Niitä syntyy muun muassa, kun sähköpostiliikennettä ja tekstiviestejä korvataan pikaviesteillä ja puheluita siirretään yrityksen omaan verkkoon voip-puheluiksi. Olennaisin säästökohde ovat matkakulut. Niitä syntyy muun muassa, kun erilaiset videoneuvottelu- ja ryhmätyösovellukset korvaavat fyysistä läsnäoloa.

”Säästöt ovat hyvä alku, mutta eivät lopputulema. Yhdistetty viestintä pitää nähdä laajempana mahdollisuutena synnyttää kohinaa ja pöhinää, liikevaihtoa”, sanoo Fujitsun teknologiajohtaja Glen Koskela.

”Usein on investoitu infrastruktuuriin, jota ei osata hyödyntää. Jos soitetaan samoja puheluita kuin aina ennenkin, mahdollisuuksista käytetään hyväksi vain pieni osa”, Koskela sanoo.

Hän vertaa tilannetta ajatukseen web1.0- ja 2.0-versioista. Aluksi firmalle luotiin oma kotisivu, jossa julkaistiin lehdistötiedotteet. Nyt samantyyppinen kotisivu löytyy Facebookista, Twitteristä ja muista julkaisukanavista. Kovin suurta harppausta viestinnässä ei kuitenkaan tapahdu, ellei uusia kanavia oteta aidosti kaksisuuntaiseen käyttöön.

”Kommunikaatio sisältää geenitekijöitä, joita tietotekniikalla ei ole aiemmin ollut. Tyypillisesti it toimii työasema-palvelin-ajattelulla – asiakaslaite lähettää pyyntöjä palvelimelle. Viestinnässä kuka tahansa voi olla keskustelun aloittaja. Miten tätä voisi hyödyntää tietojärjestelmissä”, Koskela kysyy.

Hänen mukaansa yhdistetty viestintä läsnäolotietoineen helpottaa perinteistä kahdenvälistä viestintää, mutta sen lisäksi talon sisäiset työkalut on avattava maailmalle asiakkaiden ja kumppaneiden suuntaan. Yhteydenoton helppous näkyy aikanaan viimeisellä rivillä.

”Yritykset haluavat synnyttää kohinaa, esimerkiksi käyttää sosiaalisia verkostoja tiedon jakamisessa, mutta se nähdään markkinointiosaston toimenpiteenä. Taustalla ei nähdä liiketoimintaprosessia eikä kahdensuuntaista viestintää – maailmankuva on liian suppea”, Koskela sanoo.

Perusteknologiana kommunikaation pitäisi olla mukana kaikessa ja virrata läpi sovellusten. Käyttäjälle se merkitsee saumatonta läsnäoloa hänelle tärkeissä yhteisöissä ja toisaalta olennaisen tiedon saamista silloinkin, kun sitä ei edes tiedä tarvitsevansa. Kun viestintä integroidaan yrityssovelluksiin ja päätöksentekoprosessiin, yhteydenottoja alkaa tulla ihmisten lisäksi myös suoraan sovelluksilta.

Esimerkiksi projektin- ja dokumentinhallinnan sovelluksissa hyödyt ovat ilmeiset. Jos prosessissa mukana oleva henkilö on vaikkapa työmatkalla, päätöksenteon kannalta kriittinen järjestelmä voi automaattisesti lähettää tekstiviestin, kun dokumentti on hyväksymisvaiheessa.

Mashup avaa uusia ovia

Vastaavasti mashup eli tietojen automaattinen hakeminen ja yhdistäminen eri lähteistä avaa uusia ovia. Jos esimerkiksi kalenterissa on palaveri tietyn asiakkaan kanssa, crmjärjestelmä osaa ilmoittaa myyjälle, että yhteyshenkilö on vaihtunut ja että asiakas on ilmaissut kiinnostuksensa jostakin tietystä tuotteesta.

Fujitsun valtti on tuotteistettujen yhdistetyn viestinnän alustojen lisäksi kyky laajoihin integraatioihin, esimerkiksi ulkopuolisten pilvipalvelujen kanssa. Maailmanlaajuisen kapasiteettipalvelun ansiosta ratkaisut skaalautuvat vaivatta. Toisaalta tarjolla on osaamista vaikkapa yksittäisen mobiilisovelluksen kehittämiseen.