Risteilyalusten kunnossapito- ja modernisointipalvelujen asiantuntija ALMACO Group Oy tuottaa palveluja lähinnä ulkomaisille asiakkaille, ja sillä on toimipisteitä ympäri maailmaa. ALMACOn projektien hallintaa ja mannertenvälistä yhteistyötä helpottaa Fujitsun OPAS-toimintajärjestelmä (Operational Activity System), joka tunnetaan yrityksessä nimellä M2.

”Työ ei tapahdu pelkästään konttorilla. Siksi meille on olennaista päästä käsiksi projektin tietoihin ajasta ja paikasta riippumatta. Vaikka oma kone katoaisi tai hajoaisi, projektin eteneminen ei ole vaarassa”, ALMACOn tuotepäällikkö Jussi Rantala kertoo.

Selainpohjaisessa järjestelmässä näkyy projektin koko elinkaari, ja sitä käyttävät yrityksessä kaikki myynnistä toteutukseen ja ylläpitoon.

”Kapulanvaihto eri osastojen välillä on juohevampaa, harmaat alueet vähenevät. Organisaatiot elävät ja väki vaihtuu, joten on hyvä, että kaikki tieto on samassa paikassa”, ALMACOn kehitysjohtaja Jukka Vornanen havainnollistaa.

Vähemmän sähköpostirumbaa

Jukka Vornasen mukaan OPAS jalkauttaa prosessit ja laatujärjestelmät käytännön työhön ja yhdenmukaistaa erilaiset toimintatavat sekä helpottaa dokumentointia.

”Projektin etenemisen todellinen tilanne on helposti nähtävissä, jolloin myös sen ohjaaminen helpottuu”, Rantala täydentää.

Samalla sähköpostin ja puhelimen käyttö vähenevät, kun jokainen voi tarkistaa haluamansa asiat itselleen sopivana aikana. Asiakirjojen päivityksistä on myös mahdollista lähettää hälytys kaikille, joita asia koskee.

Laadukkaampaa projektinhallintaa

Myös asiakkaat ja yhteistyökumppanit voivat tuottaa materiaalia OPAS-järjestelmään oman käyttöliittymänsä kautta.

”Projektin dokumentaatio on nähtävillä jatkuvasti, ja asiakas voi itse päättää, mitä ja milloin haluaa nähdä”, Rantala sanoo.

ALMACOssa OPAS toimii myös ulkoisen auditoinnin välineenä ja laadunhallintatyökaluna. ”Jos yrityksellä on laatusertifikaatti, on yleensä olemassa erikseen käsikirja, jossa toimintatapa on kuvattu. Toimintajärjestelmän kanssa ei tarvita erillistä mappia hyllyllä, vaan toimintatapa tulee suoraan arkiseen käyttöön järjestelmän kautta”, Vornanen kertoo.

Rantalan ja Vornasen mukaan toimintajärjestelmän hyödyt ovat käyttäjäkokemusten mukaan selkeät.

”Järjestelmä antaa yksittäiselle työntekijälle paremmat työkalut kokonaisuuden hallintaan, jolloin vältytään turhalta sähläykseltä projektin toteutuksessa.”