Kipinä on OPKK:n kiinteistönvälittäjien päivittäinen työkalu. He kirjaavat järjestelmään kaikki asiakastapaamiset ja toimeksiannot. Järjestelmä taltioi kohteiden kuvamateriaalin ja tiedot. Näin kiinteistönvälittäjä voi laatia Kipinällä esitteet ja lehti-ilmoitukset. Myös palkkiolaskutus toimii Kipinän kautta.

Kipinä pitää lakisääteistä päiväkirjaa OPKK:n kohteista. Se toimii myös seurantatyökaluna, joka auttaa myynnin johtamisessa.

”Olemme hyvin tyytyväisiä Kipinä-järjestelmään. Se auttaa välittäjiä systematisoimaan ja automatisoimaan työhönsä liittyviä rutiineja”, asuntovälitysjohtaja Erkki Rossi sanoo.

Kaksi vuotta kipinöintiä

Kipinä on ollut käytössä kaksi vuotta. Vuosi 2007 oli Kipinän ensimmäinen kokonainen kalenterivuosi, edellisvuotta leimasi järjestelmän vaihto.

”Edellinen sovellus oli kovassa käytössä reilut kymmenen vuotta. Se tuli tiensä päähän, vaikka sitä oli matkan varrella kehiteltykin. Oli tarpeen pistää paketti kokonaan uusiksi.”

Koska Fujitsu oli tehnyt tälle toimialalle sovelluksia aikaisemminkin, rakennustyö sujui Rossin mukaan hyvin kumppanuusperiaatteella. ”Teimme porukalla määritykset, jotka fujitsulaiset toteuttivat Microsoftin .net-tekniikalla.”

Uusi järjestelmä vaatii aina opettelua, niin Kipinäkin. Tiedot, jotka järjestelmään syötettiin, olivat välittäjille tietysti tuttuja. Toiminnallisuuksia asiakashallintaan oli kuitenkin aiempaa enemmän, ja niiden syöttämisen opetteleminen vei välittäjiltä jonkin aikaa.

”Kipinässä on niin paljon mahdollisuuksia, että tuskin kukaan hyödyntää sataprosenttisesti niitä vieläkään”, Rossi arvioi.

Kahden järjestelmän loukussa

Oman lisämausteensa toi järjestelmän vaihto kesken vuotta.

”Olimme tavallaan tekemisissä kahden järjestelmän kanssa ensimmäisen vuoden ajan. Kuten aina, uusi tietojärjestelmä vaati hiomista käyttöönoton jälkeen. Kipinästä on tämän parin vuoden aikana tehty jo muutama päivitysversio.”

”Järjestelmä on toiminut luotettavasti. Siinä on hyvin vähän käyttökatkoksia, ja ne ovat olleet hyvin lyhytaikaisia. Mutta ruokahalu kasvaa syödessä. Koko ajan syntyy ajatuksia lisäominaisuuksista.”
Kehitysmahdollisuuksista keskustellaan säännöllisesti fujitsulaisten kanssa. Yhdessä osapuolet miettivät uudistusten aikataulun ja kustannukset.

OP-kiinteistökeskusverkostossa on 70 itsenäistä OP-kiinteistökeskusyhtiötä, joilla on 175 toimipistettä ympäri Suomen. Jokainen kiinteistönvälittäjä näkee alueellisesti paikallisen yhtiön sisällä kaikki kohteet tietoineen. Valtakunnallisesti kaikki näkyy keskusorganisaatiossa seurantaa ja raportointia varten.

Yhä enemmän verkon välityksellä

Paperiton kiinteistökauppa Kipinän kautta verkossa ei vielä onnistu. Koska sähköinen allekirjoitus puuttuu, kaupanteko vaatii sopimuspaperit ja kauppakirjat paperidokumentteina.

”Kiinteistökauppoja hoidetaan verkossa yhä enemmän. Mutta vaiheeseen, jossa kauppakirjat ovat kokonaan sähköisessä muodossa, on vielä matkaa. Kiinteistökaupan puolella se johtuu yksinkertaisesti maakaaren määrämuotovaatimuksesta. Sen mukaan myyjän, ostajan ja kaupanvahvistajan on oltava paikalla, kun kauppasopimus allekirjoitetaan.”

Kipinää käytetään yleensä pöytäkoneella. Fyysinen toimeksiantosopimus kirjoitetaan kasvokkain asiakkaan kanssa, ja siihen otetaan allekirjoitus. Kun välittäjä pääsee rauhassa koneen ääreen, hän syöttää tiedot koneelle. Etäkäyttö on tietysti mahdollista, ja silloin välittäjällä on kannettava kone käytössään.

”Tulevaisuudessa sähköinen asiointi lisääntyy. Kunhan tekniikka ja sähköiset allekirjoitukset antavat myöten, asiakkaan luonakin toimitaan koneen kanssa. Jos isännöitsijätodistukset ja muut viranomaispaperit ovat valmiina, on mahdollista laittaa kohde saman tien kuvineen tarjolle verkkoon. Mutta se on tulevaisuutta”, Erkki Rossi ennustaa.

OPKK:n myyntineuvottelija Mervi Kunnas esittelee kaksiota Töölössä. Korkea ja avara asunto vaihtaa omistajaa noin 200 000 eurolla. Tämänkin asunnon myyntikaari kirjautuu Kipinään, jossa syntyvät myös asunnon myynti-ilmoitukset innokkaiden tutkittaviksi.

----------------------------------------------------------------------------

Hyödyt

• Päivittäiset rutiinit, kuten toimeksiannot, päiväkirjamerkinnät sekä esitteiden ja ilmoitusten laadinta, helpottuivat ja selkiintyivät.

• Kipinä tekee jatkuvasti henkilökohtaista työlistaa välittäjälle, jolloin merkintöjä paperilapuilla ja kalenterin kulmissa ei enää ole.