Rekat täyttyvät Inexin logistiikkakeskuksissa arkisin ja pyhin. Keskusten yli 2 100 työntekijää vastaavat siitä, että kuljetukset lähtevät oikeaan aikaan oikein tilauksin. Paperitulosteita tarvitaan logistiikkayksiköissä miljoonia vuodessa, vaikka itse tilaukset tulevatkin nykyisin kerääjille puheena kuulokkeisiin. Nykyajan logistisessa prosessissa varasto on tuotteiden läpivirtauspaikka, jossa tuotteen toimitusketju on vauhdikas ja aikataulu tiukka.

Fujitsu on hoitanut Inexin työasemat ja lähiverkon hallinnan Patja-toimintamallin mukaan vuodesta 2001 lähtien. Perustietotekniikan palveluista yhteistyö on laajentunut matkapuhelinten ja mobiililaitteiden hallintaan.

Hallintaa, valvontaa ja kustannussäästöjä

Syksyllä 2006 käynnistynyt tulostuksen hallinta on laajennuksista tuorein. Hankkeen tavoitteena oli saada tulostus hallintaan ja valvontaan sekä alentaa tulostuksen kustannuksia.

”On vielä vaikea mitata euroina, kuinka paljon kulut ovat kaventuneet. Saavutamme kuitenkin jo tämän vuoden aikana kaikki asettamamme laatu- ja kustannustavoitteet”, Inex Partnersin tietohallintopäällikkö Kari Kiviharju toteaa tyytyväisenä.

”Kun tulostus on nyt keskitetyssä valvonnassa osana Patja-palvelua, pystymme jopa ennakoimaan mahdollisia tulevia vikoja ja välttämään vikaantumiset. Myös tulostukseen liittyvät tarvikkeet tulevat ajoissa, ja korjaukset tapahtuvat sovitussa aikataulussa”, Kiviharju summaa.

Tulostuksen hallintapalvelun määritelyprojektissa tunnistetiin liiketoiminnan kannalta kriittiset kirjoittimet ja toiminnot. Kaikkein tärkeimmillä koneilla on minimikorjausaika, tunti ja lyhyempikin.
”Mutta liiketoiminta ei pysähdy, vaikka minä en saakaan heti tulostetuksi kustannuslaskelmaa tai projektisuunnitelmaa”, Kiviharju kuvaa.

Projektissa myös yhtenäistettiin tulostuslaitteiden merkit ja mallit. Yhtenäistämällä syntyi monilaiteympäristö, jossa faksiliikenne, tulostukset ja kopiointi hoituvat samalla laitteella. Kaikki laitteet ovat Inexin tietoliikenneverkossa.

Siirtyminen ulkoistettuun tulostuksen hallintaan oli vuoden projekti. Etukäteissuunnittelu vei kolme–neljä kuukautta.
”Haastavinta oli tulostinympäristöjen optimointi, kun piti määritellä, minkälaisia tulostimia mihinkin paikkaan tarvitaan, ja kuinka mittavia tulostustarpeet ovat.”

Trim hoiti koulutuksen

Aiemmin valtaosa inexiläisten tulostimista oli henkilökohtaisia. Tulostuksen hallintaprojektin ansiosta tulostinmäärä putosi puoleen: yli 600 tulostimesta päästiin noin 300:een. Nyt valtaosa tulostimista on yhteiskäyttöisiä ja verkossa.

”Pystymme verkon välityksellä valvomaan koko tulostinympäristöä. Olemme optimoineet myös tulostinpaikat. Katsoimme tarkkaan tulostinmäärän kiinteistöä kohti ja optimoimme sijoittelun. Tämä oli tosi iso työ”, Kari Kiviharju arvioi.

Käyttäjät ovat Kiviharjun mukaan omaksuneet yhteiset kirjoittimet hyvin, koska laitteet ovat nyt aiempaa tehokkaammassa käytössä. Koulutus uuteen toimintatapaan eteni samaan tahtiin kun tulostusympäristö uudistui. Kouluttajat olivat mukana koko ajan.

”Uudistus on vaatinut paljon viestintää ja koulutusta uuteen tulostusmalliin. Olemme perustelleet ratkaisua ja Fujitsun Trim-palvelu on kouluttanut väkeä käyttämään uusia laitteita. Se on työ, jota ei missään hankkeessa voi väheksyä”, Kari Kiviharju muistuttaa.

Luottamuksellista työtä tekevillä henkilöillä, esimerkiksi palkanlaskennassa, on edelleen henkilökohtaisia tulostimia. Uudet laitteet mahdollistavat tietoturvallisen tulostuksen myös yhteislaitteilla. Tulostuksen voi suojata henkilökohtaisin käyttötunnuksin. Paperi tulee ulos, vasta kun henkilö on itse tulostimella ja syöttää laitteelle salasanansa tai tunnuslukunsa. Esimerkiksi johtajat käyttävät jo koodeja.

”Olemme tyytyväisiä ratkaisuun. Tosin matkan varrella on tullut esiin kehittämistarpeita, jotka vaativat hiomaan toimintamallia edelleen. Vaihdamme esimerkiksi joitakin tulostimia vielä tehokkaammiksi”, Kari Kiviharju toteaa.