Sähköiseen asiointiin siirtyminen tarkoittaa, että asianhallinnassa siirrytään hallintodiaareista ja erillisrekistereistä yhteen järjestelmään. Asiakirjat ovat saatavilla asiakokonaisuuksien yhteydessä ja löydettävissä myös yksittäisinä asiakirjoina. Tiedonhallinta ja -hakumahdollisuudet paranevat ja avoimuus lisääntyy.

Asioilla tarkoitetaan esimerkiksi säädösvalmistelua, lausuntopyyntöjä sekä sopimusten, päätösten ja EU-asioiden valmistelua. Asioita ministeriössä käsitellään vuosittain 3 000–4 000, ja niihin liittyviä asiakirjoja syntyy kymmeniä tuhansia.

Yhtenäisiin menettelyihin

”Kun asiakirjat on tähän saakka talletettu kunkin työntekijän työasemaan, sähköpostiin, mappiin tai yhteiselle verkkolevylle, dokumentinhallinnasta saamme yhteisen työvälineen asiakirjojen laatimiseen ja niiden sähköiseen jakeluun. Asiakirjojen hallinta tarjoaa mahdollisuuden sähköiseen arkistointiin, hyväksymismenettelyyn ja allekirjoitukseen”, projektipäällikkö Markku Kraft konkretisoi.

Sisäministeriö valitsi asian- ja dokumentinhallintaan Fujitsun toimittaman Documentum-ratkaisun. Kraftilla on sille pitkä lista odotuksia.

”Tavoitteena on, että toimintaprosessit yhtenäistyvät ja niitä voidaan kehittää. Sähköinen asianhallinta parantaa johtamista, sillä asioiden vastuita ja läpimenoaikoja voi jatkossa seurata ajantasaisesti. Se mahdollistaa myös laajemman yhteistyön viranomaisten välillä, koska rajapinnat selkiytyvät.”

Automatisointi vähentää rutiineja, kuten tulostamista ja postitusta. Tämä siirtää työn painopisteitä paperirutiineista asiantuntijatehtäviin.

Käyttöön vaiheittain

Järjestelmän pilotointi alkaa kesäkuussa. Käyttö laajenee ministeriöissä osastoittain vuoden 2008 kuluessa. Virastoissa ja laitoksissa se otetaan vaiheittain käyttöön vuoden 2009 aikana.
”Näin laajan järjestelmän käyttöönottoa on viisasta vaiheistaa. Samalla on oltava kyky reagoida tuleviin muutoksiin nopeasti”, Kraft tähdentää.

Sisäministeriössä on tiedostettu, että käyttöönottovaiheessa tietotekniikan rooli ei enää ole keskeisin.

”Keskeneräisen järjestelmän kanssa ei toki pidä lähteä liikkeelle. Käytettävyyden on oltava riittävän hyvä, ja palvelimien ja yhteyksien on syytä kestää kuormitusta, mutta tekniikan lisäksi on otettava huomioon tehtävät ja niiden tekijät.”

Sitoudu ja sitouta

Sähköinen asian- ja dokumentinhallinta on vaikutuksiltaan harvinaisen laaja. Se tulee hallinnonalalla jokaisen käyttöön, niin esimiesten, esittelijöiden kuin sihteerienkin, joten kaikkien on hallittava järjestelmän mukanaan tuomat uudet toimintatavat.
Kraft kehottaakin ennakoimaan muutosvastarintaa tämäntyyppisissä projekteissa ja ennaltaehkäisemään sen vaikutuksia.

”On panostettava kunnolliseen suunnitteluun, muutosjohtamiseen ja motivointiin. Tarvitaan sisäistä viestintää ja markkinointiakin”, hän kiteyttää.

Sisäministeriössä tulevista muutoksista on ryhdytty viestimään esimiehille jo hyvissä ajoin. Johdon ja esimiesten sitoutuminen on tärkeää, jotta koko henkilöstön sitouttaminen uusiin toimintatapoihin onnistuu.

”Prosesseja on tarkasteltava uudelleen sekä suunnitteluvaiheessa että järjestelmän käyttöönoton jälkeen. Koska prosessien ja toimintatapojen muuttaminen on haasteellista, muutoksen läpivienti edellyttää seurantaa, tukea ja vaatimista”, Kraft ennakoi.