Seutulaskenta rakentaa omannäköistä sovelluskokonaisuutta SAP-järjestelmään Kymenlaakson sairaanhoitopiirin ja muiden asiakkaidensa kanssa. Talous- ja materiaalihallinto ovat saaneet seurakseen apteekkijärjestelmän ja henkilöstöhallinnon työkalun. Nyt ratkaisu täydentyy apuvälinekokonaisuudella, jonka tekee Fujitsu.

Seutulaskenta palvelee kaakkoista Suomea Kotkan saarelta, sataman tuntumasta. Yritys perustettiin kolme vuotta sitten, jolloin se sai Kymenlaakson sairaanhoitopiiriltä liikkeenluovutuksena taloushallinnon käytössä olleen SAP-järjestelmän. Yrityksen omistavat Etelä-Kymenlaakson kunnat ja kuntayhtymät.

Nykyisin Seutulaskennalla on 20 asiakasta, joista suurimmat ovat Kotkan kaupunki ja Kymenlaakson sairaanhoitopiiri. SAP-järjestelmällä on yhteensä noin 1 600 käyttäjää Kymenlaakson ja Etelä-Karjalan alueella, ja käyttäjämäärä kasvaa SAP HR:n käyttöönoton myötä usealla tuhannella.

Fujitsu toimittaa SAPin palveluna, jolloin järjestelmän hallinta, ylläpito ja valvonta hoituvat Fujitsun palvelinkeskuksesta. Kymenlaakson sairaanhoitopiiri ja myös Seutulaskenta ovat julkisia yhteisöjä, joita hankintalaki velvoittaa kilpailuttamaan uudet osiot. Kilpailutuksen tuloksena järjestelmän eri osilla on omat toimittajat.

”Jos ajattelisi suoraviivaisesti, olisi varmasti hyvä, että meillä olisi vain yksi it-toimittaja, jolloin yhteydenpito olisi helpompaa. Mutta hankkeet on kilpailutettava, joten meidän on kehitettävä keinot yhteistyöhön ja rajapintojen varmistukseen. Apteekkijärjestelmän sisäänajossa opimme kantapään kautta, että yhteistyön pitää pelata toimijoiden kesken. Projektien tulos ei ole hyvä, jos toimittajat eivät puhalla yhteen hiileen. HR-järjestelmän käyttöönotto on jo sujunut saumattomasti, koska siinä toimittajat tapaavat säännöllisesti”, Seutulaskennan toimitusjohtaja Marja Merovuo sanoo.

SAP-tiimi seuraa paikallisesti

Paikallisesti on sovittu, että Kymenlaakson kokonaisuutta hallitsee Medi-IT. Syksyllä 2009 aloittanut Medi-IT:n SAP-palvelut vastaa siitä, että järjestelmä on ongelmitta käytössä. Palvelun toteutus pohjautuu kumppanuusajatteluun ja tiiviiseen yhteistyöhön.

”Rakensimme Medi IT:n yhteyteen SAP-palvelun, jossa on materiaalihallinnon ja HR:n osaamista. Koska peruspohjamme, taloushallinto, liittyy kaikkiin projekteihin, olemme siirtäneet parhaan taloushallinnon osaamisemme samaan tiimiin. Medi-IT on nyt taho, joka asettaa toimijat samaan pöytään.”

Alkujaan Kymenlaakson SAPissa pyörivät Etelä-Kymenlaakson ja Etelä-Karjalan sairaanhoitopiriin yhteinen talous- ja materiaalihallinto.

”Säilytimme mallin, jossa järjestelmässä on yksi tilikartta. Siihen rakennetaan jokaiselle asiakkaalle sopiva ratkaisu. Kaikki liikkeenluovutuksena saadut määrittelyt käytettiin hyväksi. Sen jälkeen on tietysti tehty uusia tasekaavoja ja tuloslaskelmakaavoja sen mukaan, mitä kukin asiakas tarvitsee ja haluaa. Perustaa hoidamme ja pidämme yhtenäisenä Fujitsun kanssa. Kun mikään firma ei itse pääse muuttamaan ja luomaan tilejä, tilikartta pysyy yhdenmukaisena. Fujitsu perustaa uuden tilin aina kun tarvitaan”, Marja Merovuo kuvaa.

Asiakas tarvitsee tiedon ajantasaisesti

SAP on monikerroksinen järjestelmä. Se antaa kaiken mahdollisen sinne vietävän tiedon raportoituna monella tavalla.

”Katsomme, että SAPin raportointi on ammattilaisten käytössä. Asiakkaat sanovat usein, ettei SAP taivu. Se kyllä taipuu mihin vain, jos asiakas on etukäteen ottanut huomioon, mitä järjestelmältä haluaa. Mutta mikään ei toteudu ihan vain hetken toiveesta.”

Seutulaskennalla on asiakkaidensa kanssa yhteiset prosessit. Prosessi alkaa aina asiakkailta, tekee mutkan Seutulaskennassa ja palaa sitten asiakkaalle. Tavoitteena on yhteinen sähköinen prosessi. Yritys asioi asiakkaidensa kanssa jo nyt pääasiassa sähköisesti.

Palveluja sähköisesti

Seutulaskenta on koko olemassa olonsa ajan sähköistänyt palveluja.

”Otamme vastaan kaikille asiakkaille verkkolaskuja. Myyntilaskutuksemme hoitaa sekä sairaanhoitopiirin että kuntien terveydenhuollon, vanhustenhuollon ja päivähoidon asiakaslaskutuksen. Poimimme liittymien kautta aineiston SAPiin ja lähetämme asiakkaille laskut e-kirjeenä, toivottavasti jo ensi vuonna verkkolaskuna. Terveydenhuollon ammattilaiset eivät peri asiakasmaksuja käteisellä eivätkä jaa laskulomakkeita vastaanoton yhteydessä, vaan koko laskutusprosessi on ulkoistettu.”

Merovuon mukaan sähköistämiseen liittyviä kehityshankkeita on vireillä useita. Mielenkiintoisin niistä on hanke, jossa Seutulaskennan taloushallinnon asiakkaan myyntilasku siirtyy Seutulaskennan SAPin ostolaskujen kierrätykseen oman SAPin sisällä ilman laskun erillistä siirtoa verkkolaskuksi tai skannattavaksi. Uusi ominaisuus nopeuttaa laskujen kierrätystä. Tämä ominaisuus on kehitetty Fujitsun kanssa.

”Toimenpiteellä nopeutamme laskujen käsittelyä usealla päivällä ja säästämme myös kustannuksissa”, Merovuo täsmentää.

Kehitystyön jatkuvuutta pyritään koordinoimaan versioinnilla. ”Tänä vuonna tulee ensimmäinen versiointi, jossa kehityshankkeet toteutetaan tiettyinä aikoina, jolloin voimme testata muutokset yhtä aikaa. Kun pystymme sijoittamaan uudistukset kahteen, kolmeen uuteen versioon vuodessa, säästämme aikaa ja työtunteja”, hän kertoo.

Keskittäminen tuo särkymävaran

Merovuo löytää keskittämisestä helposti hyviä puolia.

”Kunnan on keskityttävä tuottamaan palveluja, koulutuskuntayhtymän koulutusta ja sairaanhoitopiirin erikoissairaanhoitoa. Seutulaskenta keskittyy tuottamaan hallinnollista palvelua. Suhtaudumme siihen vakavuudella, jolla jokainen firma avaintehtäväänsä suhtautuu. Taloushallinnostamme on tällä hetkellä vastaamassa 36 ihmistä. Joukko on jo sen kokoinen, että meillä on myös pieni särkymävara. Jos pienillä asiakkailla olisi oma kirjanpito, tehtävä olisi luultavasti yhden tekijän varassa”, Merovuo perustelee.

SAPin kokonaisuudesta projektinhallinta on Seutulaskennan asiakkaille pieneltä osin käytössä. Kokonaisuudessa on Merovuon mukaan kehittämisvaraa. Seutulaskennan tavoitteena on asiakaskunnan hallittu kasvattaminen ja myös olemassa olevien asiakkaiden palvelujen kokonaisvaltainen laajentaminen.

Keskitetty järjestelmä säästää myös työtä. Kun kokonaisuus on suurempi, samalla kehittämispanostuksella voi saada uudistuksia kaikille asiakkaille ja käytettävissä on enemmän asiantuntijoita.

”Katsomme halukkaasti ympärillemme Etelä-Kymenlaaksossa. Uskomme, että lähivuosina pääsemme hyvään kumppanuuteen Kaakkois-Suomessa hakemalla Lappeenrannan ja Kouvolan palvelukeskusten kanssa uusia, innovatiivisia yhteistyön muotoja asiakkaidemme ja alueen veronmaksajien hyödyksi”, Merovuo arvioi.

Yläkuva: Toimitusjohtaja Marja Merovuo (vasemmalla) sekä palvelupäälliköt Pirkko Silander ja Jari-Pekka Väisänen korostavat, että Etelä-Kymenlaakso on kokonaisuus, josta yhteistyöhön löytyy uusia kumppaneita, kun julkisyhteisöjen ja yritysten vanhat järjestelmät tulevat tiensä päähän. Kotkalaiset seuraavat silmä tarkkana myös valtakunnallisia it-hankkeita.